Как Отправить Таблицу Excel на Почту • Как работать с надстройкой

2. Рекомендации по работе с Таблицами и Excel

Чтобы использовать сервисы Google на работе или в учебном заведении более эффективно, подпишитесь на бесплатную пробную версию Google Workspace .

2.1. Как работать с файлами Excel на Диске

Работать с файлами Microsoft Excel можно разными способами. Вы можете:

  • Импортировать данные Excel в Таблицы. Подробнее…
  • Преобразовывать файлы Excel в формат Таблиц. Подробнее…
  • Редактировать файлы Excel на Диске, не изменяя их формат. Подробнее…
  • Преобразовывать файлы Таблиц в Excel или другие форматы. Подробнее…

2.2. Как использовать Excel вместе с Таблицами

Если ваша команда работает и с Microsoft Excel, и с Таблицами, ознакомьтесь с рекомендациями о том, в каких случаях лучше выбрать тот или иной продукт.

Преобразуйте таблицы Excel в формат Таблиц, если:

Продолжайте работать с таблицей в Excel, если:

  • Набор данных превышает пять миллионов ячеек.
  • Вы используете дополнение Hyperion в Excel.
  • Вы работаете с редкими типами таблиц, например трехмерными диаграммами-пирамидами или вторичными круговыми диаграммами.

2.3. Как редактировать файлы Excel в Таблицах

Откройте файл Excel на Диске и отредактируйте его в Таблицах. Все внесенные изменения будут автоматически сохраняться в исходном формате Excel.

  1. Убедитесь, что расширение «Редактирование файлов Office» не установлено:
    1. Откройте браузер Chrome и в правом верхнем углу нажмите «Ещё» Дополнительные инструментыРасширения.
    2. Если вы видите в списке расширение «Редактирование файлов Office», нажмите Удалить.

    Теперь вы можете просматривать историю версий, редактировать файл, открывать к нему доступ и работать над ним вместе с другими пользователями в режиме реального времени. Все изменения сохраняются в исходном файле Microsoft Office.

    Теперь вы можете просматривать историю версий, редактировать файл, открывать к нему доступ и работать над ним вместе с другими пользователями в режиме реального времени. Все изменения сохраняются в исходном файле Microsoft Office.

    2.4. Как импортировать данные Excel в Таблицы

    Вы можете импортировать данные из файла Excel в новый или существующий файл Таблиц. При этом файл Excel не изменится, даже если вы отредактируете соответствующий документ в Таблицах.

    1. Создайте в Таблицах новый файл или откройте существующий.
    2. Нажмите ФайлИмпортировать.
    3. Найдите файл Excel и нажмите Выбрать.
    4. Выберите вариант импорта:
      • Создать таблицу
      • Вставить лист(ы)
      • Заменить таблицу

    2.5. Как преобразовать файл Excel в формат Таблиц

    Вы можете преобразовать файл Excel в формат Таблиц и продолжить работать над ним в этом сервисе, не импортируя данные. При этом файл Excel изменен не будет.

    1. На Диске дважды нажмите на файл Excel.

      Он откроется в окне предварительного просмотра.

    2. Вверху страницы нажмите Открыть в Google Таблицах.
    3. Нажмите Файл Сохранить как таблицу Google.

    Чтобы в будущем все загружаемые файлы Office автоматически преобразовывались в формат Google Таблиц, выполните указанные ниже действия.

    Примечание. Ранее загруженные файлы не будут преобразованы.

    На Диске вы увидите файл Excel и появившийся файл Таблиц. Файл Excel можно сохранить или удалить. Если вы сохраните его, измените его название (например, на [Архив] Мой документ.xls), чтобы избежать путаницы.

    Совет. Чтобы вам было проще различать файлы Таблиц и Excel, на Диске используются следующие значки:

    2.6. Как поделиться копией файла Таблиц в формате Excel

    Вы можете поработать над файлом в Таблицах, а затем отправить его копию по электронной почте в формате Excel или PDF.

    Файл Таблиц также можно скачать в формате Excel, PDF, CSV, ODS и других.

    Как сделать рассылку из excel с вложением?
    Имеем таблицу в Microsoft Excel, в которой хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса эл.почты, имена, названия компаний и т.д.), которых мы хотим поздравить с очередным праздником.
    Знайка, самый умный эксперт в Цветочном городе
    Мнение эксперта
    Знайка, самый умный эксперт в Цветочном городе
    Если у вас есть вопросы, задавайте их мне!
    Задать вопрос эксперту
    Далее следует процесс из 6 этапов переключение между ними с помощью кнопок Вперед Next и Назад Back в правом нижнем углу в области задач. Если же вы хотите что-то уточнить, я с радостью помогу!
    Теперь вы можете просматривать историю версий, редактировать файл, открывать к нему доступ и работать над ним вместе с другими пользователями в режиме реального времени. Все изменения сохраняются в исходном файле Microsoft Office.
    Место восстановления данных

    2. Рекомендации по работе с Таблицами и Excel — Cправка — Редакторы Документов

    • Импортировать данные Excel в Таблицы. Подробнее…
    • Преобразовывать файлы Excel в формат Таблиц. Подробнее…
    • Редактировать файлы Excel на Диске, не изменяя их формат. Подробнее…
    • Преобразовывать файлы Таблиц в Excel или другие форматы. Подробнее…

    Представим ситуацию. Вы начальник отдела кадров, в котором утвержденный проект трудового договора. Каждый сотрудник, включая гендира, подписывает ежегодно один и тот же документ, который каждый раз отличается только в деталях, индивидуально присущих каждому человеку — ФИО, должность, зарплата, домашний адрес и т.д.

    Как сделать рассылку из excel с вложением?

    Привет! Сегодня решил осветить один из тех инструментов, а именно массовую рассылку (слияние) документов. Этот инструмент относится к тем, что:

    и еще один нюанс — это единственный из всех инструментов, который использует связь с Word. Даже более того, этот инструмент больше относится к Word, чем к Excel.

    Применение инструмента

    Представим ситуацию. Вы начальник отдела кадров, в котором утвержденный проект трудового договора. Каждый сотрудник, включая гендира, подписывает ежегодно один и тот же документ, который каждый раз отличается только в деталях, индивидуально присущих каждому человеку — ФИО, должность, зарплата, домашний адрес и т.д.

    Или ситуация — когда надо отправить одно и то же письмо куче адресатов — новогоднее поздравление, приглашение на благотворительный концерт, уведомление — маркетологи например часто вынуждены клепать подобные письма с конвертами своим клиентам.

    Как обычно делается? Либо вы вносите каждый раз перед распечаткой в установленный шаблон нужные изменения либо создаете на каждого сотрудника (адресата) отдельный документ, в котором только корректируете дату подписания.

    В любом случае вы работаете с каждым адресатом. Это отнимает много времени и является рутинной процедурой, которую легко можно сократить.

    Что необходимо

    Серым отмечены блоки, индивидуальные для каждого адресата. Как видите, нужно подготовить обращение (Уважаемый/Уважаемая), нужные поля в родительном падеже (Иванову). Соответственно, на каждый такой блок я готовлю табличку в Excel:

    Слияние — вот как называется этот инструмент. Для этого открываем наш шаблон в Word и нажимаем на вкладке «Рассылки» — «Начать слияние» — «Пошаговый мастер слияния».

    Далее появится справа панель, где поэтапно надо выбирать нужный вариант.

    1. Выбор типа документа. Я выбрал «Письма»
    2. Открытие документа. Я уже открыл, поэтому «Текущий документ».
    3. Выбор получателей. У меня уже готовый список, поэтому «Использование списка» и Обзор. Там выбираю свой файл.
    4. Создание письма. Мне много блоков надо ввести, поэтому поочередно выбираю нужное место в письме и через «Другие элементы» вставляю нужный мне элемент.
    5. Просмотр писем. Здесь можно прокрутить ваши записи, т.е. посмотреть все документы, нажимая на соответствующие стрелочки.
    6. Завершение слияния. Тут есть два варианта — «Печать» — можете готовые документы, при этом выбрав только тех, кто нужен. И другой вариант «Изменить часть писем» — здесь каждый документ формируется друг за другом. Это нужно для того, чтобы внести какие-то редкие изменения, которые просто нецелесообразно втыкать в таблицу. При этом также можно выбрать какие письма вам выгрузятся в Word, а какие не нужны.

    Сохраните документ. Потом при открытии вас будут спрашивать

    Отвечаете «Да» и можете просматривать шаблон с текущими адресами прямо на панели, слияние делать больше не придется.

    Очевидный плюс этого инструмента — никакой рутины. Подготовка документа будет сводиться лишь к открытию, выбору адресатов и распечатке (отправке).

    P.S. Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку в правой части страницы (Бесплатный курс «Топ-10 инструментов Excel») и будьте в курсе новых событий.

    Постановка задачи

    Имеем таблицу в Microsoft Excel, в которой хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса эл.почты, имена, названия компаний и т.д.), которых мы хотим поздравить с очередным праздником.

    Поздравлять будем при помощи простого, но трогательного сообщения, содержащего имя клиента и название его компании. Причем все надо сделать так, чтобы получатель (не дай бог!) не подумал, что письмо сделано автоматически, а был уверен, что письмо было кропотливо написано ради него вручную.

    • либо отправить через Outlook каждому клиенту на его e-mail
    • либо для последующей отправки обычной почтой
    • либо закинуть в новый файл, где каждое письмо будет отдельным листом (разделом)

    В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием (Mail Merge). Поехали…

    Подготовка списка клиентов в Excel

    Таблица со списком клиентов для рассылки должна удовлетворять нескольким простым условиям:

    • Шапка таблицы должна быть простой — одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек).
    • В таблице не должно быть объединенных ячеек.
    • В таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются).

    Если планируется отправка по электронной почте, то, само-собой, в таблице должен быть столбец с адресами получателей.

    Поскольку Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения «Уважаемый(ая)…» Как вариант, возможно полуавтоматическое определение пола в зависимости от окончания отчества («а» или «ч»), реализованное функцией ПРАВСИМВ (RIGHT).

    В новых версиях Microsoft Excel 2007/2010 для таких таблиц очень удобно использовать инструмент Форматировать как таблицу (Format as Table) с вкладки Главная (Home). Подробнее про такие «умные таблицы» можно почитать тут.

    Создаем сообщение в Word и подключаем Excel

    Открываем новый пустой документ в Microsoft Word и набираем туда текст нашего сообщения, оставляя в нем пустые места для будущей вставки имени клиента и его компании.

    Потом запускаем пошаговый Мастер Слияния на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние (Start Mail Merge) – Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard):

    Далее следует процесс из 6 этапов (переключение между ними — с помощью кнопок Вперед (Next) и Назад (Back) в правом нижнем углу в области задач).

    На этом шаге пользователь должен выбрать тип тех документов, которые он хочет получить на выходе после слияния. Наш вариант — Письма (Letters), если мы хотим на выходе отправить созданные письма на принтер или Электронное сообщение (E-mail), если хотим разослать их по почте.

    Как Отправить Таблицу Excel на Почту • Как работать с надстройкой Как Отправить Таблицу Excel на Почту • Как работать с надстройкой Как Отправить Таблицу Excel на Почту • Как работать с надстройкой

    На этом шаге необходимо определить, какой документ будет являться основой (заготовкой) для всех будущих однотипных сообщений. Мы выбираем — Текущий документ (Current document).

    На этом шаге мы подключаем список клиентов в Excel к документу Word. Выбираем Использование списка и жмем на Обзор (Browse), после чего в диалоговом окне открытия файла указываем где лежит наш файл со списком клиентов.

    После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния:

    На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы — она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:

    В итоге, после вставки всех полей слияния у нас должно получиться нечто похожее (вставленные поля выделены красным):

    Если в исходной таблице не было специального столбца для окончания «ый»/»ая» к слову «уважаем» (как в нашем примере), но был обычный столбец «Пол» с классическими «муж» и «жен», то можно воспользоваться кнопкой Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings):

    Эта кнопка открывает список правил (функций и полей), доступных для вставки в документ при создании рассылки. Для подстановки нужного окончания к слову «уважаемый/ая» выберем третий пункт IF…THEN…ELSE. В открывшемся затем окне зададим правило подстановки правильного окончания в зависимости от пола:

    На этом этапе мы уже можем предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из списка.

    Нажатие ссылки Печать (Print) приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.

    Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку Изменить часть писем (Edit individual letters), которая выведет результаты слияния в отдельный файл:

    Если вы на Шаге 1 выбирали опцию Электронные сообщения (E-mail), то на Шаге 6 вам предложат ввести тему для отправляемых сообщений и выбрать столбец таблицы, содержащий адреса электронной почты для рассылки. Затем все созданные сообщения будут помещены в папку Исходящие (Outbox) вашего почтового клиента Outlook.

    Ссылки по теме

    • Отправка книги или листа Excel по электронной почте
    • Создание электронных писем с помощью функции ГИПЕРССЫЛКА (HYPERLINK)
    • Инструмент для массовой рассылки сообщений (в т.ч. с вложениями) по списку из надстройки PLEX

    Надстройка XLTools «Email рассылки» позволяет создать слияние вашей почты со списком получателей в Excel и отправлять массовые персонализированные рассылки напрямую из интерфейса Excel:

    Добавить «Email рассылки» в Excel 2016, 2013, 2010, 2007

    Подходит для: Microsoft Excel 2016 – 2007, desktop Office 365 (32-бит и 64-бит).

    Как работать с надстройкой:

    • Кому будет полезна надстройка XLTools «Email рассылки»
    • Как работает слияние почты в Excel
    • Как связать «Email рассылки» в Excel с вашим почтовым ящиком
    • Как создать список получателей в Excel
    • Как вложить файлы в сообщения email рассылки
    • Как создать шаблон email сообщения и отправить персонализированную рассылку
    • Как выглядит сообщение, отправленное «Email рассылкой», в почтовом ящике получателя
    • Какой лимит отправки сообщений в XLTools «Email рассылки»

    Кому будет полезна надстройка XLTools «Email рассылки»

    • Используйте эту надстройку, если вы привыкли хранить списки контактов в Excel. Все операции выполняются напрямую в интерфейсе Excel — без необходимости переключаться между email, Excel, Word и файлами вложения.
    • Используйте «Email рассылки» для отправки массовых электронных сообщений с любого вашего email аккаунта: Outlook, Gmail, Yandex, Интернет провайдеры, провайдеры веб-хостинга, сервисы SMTP ретрансляции как SendGrid или MailChimp, т.д.
    • «Email рассылки» для рабочих рассылок: отправляйте приглашения партнёрам, напоминания об оплате счета клиентам, презентации коллегам, отчёты об успеваемости студентам, т.д.
    • «Email рассылки» для личных рассылок: отправляйте план совместной поездки друзьям и семье, повестку собрания членам родительского комитета, т.д.
    • «Email рассылки» для маркетинговых рассылок: отправляйте новостную рассылку подписчикам, специальные предложения клиентам, промо-акции читателям блога, т.д.

    Обратите внимание, что надстройка XLTools «Email рассылки» не является сервисом email-рассылок — это надстройка Excel для повышения продуктивности работы. И хотя XLTools не устанавливает лимит отправки, ваш почтовый домен его наверняка устанавливает лимит, как и штрафы за его нарушение.

    Надстройка XLTools «Email рассылки» НЕ является сервисом email-рассылок. Это надстройка Excel для повышения продуктивности работы, которая упрощает массовую отправку персонализированных рассылок, с быстрой настройкой параметров:

    1. Свяжите «Email рассылки» со своим email аккаунтом.
    2. Создайте список получателей в таблице Excel.
    3. Создайте шаблон email сообщения, добавьте метки для вставки персонализированных данных.
    4. Нажмите «Отправить» — и отправьте массовую персонализированную рассылку, не покидая интерфейса Excel!

    Надстройка «Email рассылки» никак не может повлиять на спам-фильтры какой-либо электронной почты. В конечном итоге, вы не можете предугадать, отправит (или не отправит) почтовый ящик получателя ваше письмо в спам. Каждый почтовый домен устанавливает собственные алгоритмы фильтрации спама.

    Как связать «Email рассылки» в Excel с вашим почтовым ящиком

    Для проверки связи с этой электронной почтой нажмите кнопку «Отправить тестовый Email…». Тестовое сообщение будет сразу же отправлено.

    Таблица Excel — это удобный способ хранения контактов. Каждая строка содержит сведения об одном получателе. Каждый столбец представляет собой персонализированное поле, напр. Email, Имя, Отчество, т.д. Эта Excel таблица также служит источником данных для «Email рассылок». Данные этих персонализированных полей позднее заместят соответствующие метки в шаблоне email сообщения.

    1. Нажмите кнопку «Email рассылок» «Создать список рассылки» на панели XLTools.
    2. Отметьте флажками нужные поля, напр., Имя, Фамилия.
      Внимание: столбец «Email» добавляется по умолчанию.
    3. Отметьте флажком «Вложение», если вы хотите приложить файлы.
    4. Укажите, поместить ли список рассылки на новый или на существующий лист.
    5. Нажмите «Создать» > Готово.
    6. Заполните таблицу своими данными. При необходимости вручную добавьте столбцы для других персонализированных полей, напр. «РегНомер». Число столбцов не ограничено.

    Чтобы использовать свой существующий список контактов:

    1. Откройте ваш список контактов в Excel.
    2. Отформатируйте список как таблицу:
      Выделите диапазон > На вкладке «Главная» нажмите «Форматировать как таблицу» > Выберете любой подходящий стиль таблицы.
    3. Присвойте заголовки столбцам, напр., «Email», «Имя», «Фамилия», «РегНомер», «Вложение», т.д.
    1. Откройте свой список получателей.
    2. Добавьте столбец для указания файловых вложений:
      • Чтобы приложить один файл: добавьте один столбец, напр. «Вложение 1».
      • Чтобы приложить два файла: добавьте два столбца, напр. «Вложение 1» и «Вложение 2».
    3. Укажите путь к файлу на вашем компьютере, напр., C:DocumentsПрограмма-Семинара.pdf.
      • Чтобы отправить один и тот же файл всем получателям: скопируйте путь к файлу во все ячейки столбца вложений.
      • Чтобы отправить разные файлы разным получателям: укажите путь к файлам для каждого получателя индивидуально.
      • Чтобы не отправлять вложений некоторым получателям: оставьте соответствующие ячейки пустыми.

    Указанные файлы будут прикреплены к письмам в вашей рассылки. Далее перейдите к созданию шаблона email сообщения.

    Как создать шаблон email сообщения и отправить персонализированную рассылку

    Email шаблон — это некая заготовка, обезличенное email сообщение. Использование в шаблоне общих меток даёт возможность автоматически персонализировать каждое письмо: надстройка «Email рассылки» возьмёт данные из вашего списка контактов в Excel и заменит эти общие метки конкретными данными для каждого получателя. К примеру, она заменит общую метку на имя получателя «Александр».

    1. Нажмите кнопку «Отправить рассылку» на вкладке XLTools > Откроется диалоговое окно.
    2. Укажите диапазон списка рассылки, включая заголовки.
    3. Подтвердите столбец, который содержит email адреса получателей:
      Напр., выберите поле «Email».
    4. Подтвердите столбцы, которые содержат пути к файлам вложений:
      Напр., выберите поля «Вложение 1» и «Вложение 2».
    5. Напишите «Тему сообщения» так, как она должна отображаться в почтовом ящике получателя.
      Напр., напечатайте «Подтверждение участия в семинаре».
    6. Введите текст сообщения в редакторе:
      • Напечатайте текст сообщения. При необходимости используйте инструменты форматирования текста: шрифт, цвет, выравнивание, вставить ссылку, вставить изображение, т.д.
      • Или, нажмите кнопку «Загрузить HTML из файла», чтобы использовать свой существующий HTML шаблон.
    7. Выбирайте метки из списка возможных и вставляйте их в квадратных скобках:
      Напр., , .

    Как только вы нажмёте «Отправить», XLTools «Email рассылки» сразу же начнёт отправку массовой персонализированной рассылки:

    • Email сообщения отправляются одно за другим, напрямую из интерфейса Excel.
    • Статус отправки (либо Sent — отправлено, либо указание ошибки — error) появится в последнем столбце вашего списка рассылки.
    • Отправленные сообщения вы сможете найти в «Исходящих» или «Отправленных» письмах в своём почтовом ящике.
    • Внимание: статус доставки сообщения не отслеживается.

    Как выглядит сообщение, отправленное «Email рассылкой», в почтовом ящике получателя

    • Каждый человек из вашего Excel списка рассылки получает персонализированное email сообщение.
    • Каждое сообщение отправляется индивидуально — получатель не видит email адреса других получателей.
    • Все метки корректно замещаются данными для каждого конкретного получателя.
    • Указанные файлы автоматически прикрепляются к сообщению.

    Какой лимит отправки сообщений в XLTools «Email рассылки»

    Надстройка XLTools «Email рассылки» не является сервисом email-рассылок и не ограничивает число отправляемых email сообщений. Массовая рассылка отправляется с вашего email аккаунта.

    Знайка, самый умный эксперт в Цветочном городе
    Мнение эксперта
    Знайка, самый умный эксперт в Цветочном городе
    Если у вас есть вопросы, задавайте их мне!
    Задать вопрос эксперту
    чтобы документы Office при загрузке преобразовывались в формат Google Таблиц, в настройках Гугл Диска следует выбрать раздел Загруженные файлы и поставить флажок в Преобразовывать загруженные файлы в формат Google. Если же вы хотите что-то уточнить, я с радостью помогу!
    Инструменты для сортировки и фильтрации располагаются в разделе «Данные» в главном меню. Сортировка используется для быстрого форматирования листа в прямом или обратном порядке в соответствии с буквами алфавита, если документ текстовый. Числа сортируются от наименьшего к наибольшему или наоборот.

    6. Как использовать Таблицы для совместной работы — Cправка — Редакторы Документов

    1. Свяжите «Email рассылки» со своим email аккаунтом.
    2. Создайте список получателей в таблице Excel.
    3. Создайте шаблон email сообщения, добавьте метки для вставки персонализированных данных.
    4. Нажмите «Отправить» — и отправьте массовую персонализированную рассылку, не покидая интерфейса Excel!

    На этом шаге мы подключаем список клиентов в Excel к документу Word. Выбираем Использование списка и жмем на Обзор (Browse), после чего в диалоговом окне открытия файла указываем где лежит наш файл со списком клиентов.

Оставить отзыв

Публикуя свою персональную информацию в открытом доступе на нашем сайте вы, даете согласие на обработку персональных данных и самостоятельно несете ответственность за содержание высказываний, мнений и предоставляемых данных. Мы никак не используем, не продаем и не передаем ваши данные третьим лицам.