Битрикс24. Инструкция для начинающих

Битрикс24 – популярный сервис, предназначенный для эффективной работы компаний любых масштабов благодаря широкому набору инструментов. С одной стороны, у некоторых пользователей это вызывает сложности: с чего начать и как с этим работать? С другой стороны, каждый клиент по мере развития бизнеса может расширять функционал сервиса под текущие требования и задачи.

Весомое преимущество – разработчик предлагает организациям со штатом до 12 сотрудников бесплатный тариф с базовыми инструментами.

Соглашусь, переезд на Битрикс24 сравним со сменой локации офиса компании. Сначала вы соберёте всё необходимое и перевезёте, а потом заново распакуете на новом месте. Но не всё так сложно. Достаточно пошагово выполнить мою инструкцию.

Ключевые возможности

• постановка задач;
• установка режима работы (план, сроки, календарь, списки);
• присвоение роли и права доступа;
• шаблоны;
• роботы для работы по заданному сценарию;
• канбан-доски;
• отслеживание эффективности сотрудников;
• приложения для iPhone и Android.

• просмотр историй сделок по карточкам;
• объединение сделок путём поиска дублей;
• автоматизация продаж с помощью роботов;
• CRM-маркетинг;
• звонки и письма из CRM;
• онлайн-чат на веб-сайт (бесплатно);
• отчёты;
• генератор продаж;
• автоматизация создания договоров, счетов и актов;
• AI Скоринг CRM (прогноз успеха сделок при помощи ИИ);
• обмен данными с 1С в реальном времени;
• сквозная аналитика.

Контакт-центр: телефония, чат на сайт (бесплатно), коллтрекинг, CRM-формы в соцмедиа и на сайте, автоответчик.

Сайты: возможность создания сайтов в простом конструкторе.

Магазины: создание интернет-магазинов в конструкторе и по шаблонам.

Офис: виртуальное пространство для коммуникации сотрудников компании.

Начало работы в Битрикс24

Регистрация и создание

Откройте страницу регистрации Битрикс24, нажмите «Начать бесплатно». Выберите удобный способ регистрации.

Вы создали свой Битрикс24. Дальше нужно указать название компании, при необходимости переименовать домен, имя которому система присвоила случайным образом.

Подключение сотрудников

Откройте вкладку «Живая лента»-«Пригласить сотрудников». Опция доступна админу, в настройках есть функция «Разрешить всем приглашать пользователей на портал».

Система предлагает 5 способов приглашения сотрудников:

• «быстрая регистрация» – скопируйте ссылку в соответствующем поле и отправьте её коллегам, при переходе у них появится возможность регистрации;
• «по sms » – вводите номера телефонов коллег, которые получат сообщение на телефон со ссылкой для регистрации;
• «по e-mail» – аналогично, но вводятся почтовые ящики коллег;
• «зарегистрировать» – вносите e-mail, имя/фамилию сотрудника и должность, на его почтовый ящик придёт письмо с паролем и логином для входа;
• «пригласить интегратора» – заключение договора с сертифицированными партнёрами сервиса для настройки вашей организации.

Настройка структуры компании

Просмотр и редактирование структуры осуществляется в «Меню»–«Сотрудники». Структура состоит из подразделений, за каждым из которых закрепляется название, руководитель, сотрудники.

Нажимайте кнопку «Добавить подразделение», заполняйте данные.

Каждому подразделению можно добавлять дочернее подразделение и подотделы без ограничения по их количеству. Получится примерно так, как на скриншоте.

Здесь же есть кнопка «Пригласить сотрудников». При необходимости переносите сотрудника в какое-либо из подразделений, зажав иконку с именем левой кнопкой мыши и перетаскивая её в нужное окно.

Основное меню сервиса: обзор

Разделы меню находятся в левой колонке экрана. Кратко по ним пройдусь.

Живая лента – страница событий портала

1. «Задача» – вкладка, предназначенная для формирования задач. Нажимайте «Отправить», и она автоматически отобразится в списке уведомлений Живой ленты. В правом верхнем углу ставьте галочку для присвоения статуса «Важная задача».

Задачи, подзадачи и проекты – организация рабочего процесса

В данном разделе вы получаете наглядную информацию о завершённых, текущих и запланированных делах. Я не буду останавливаться на каждой опции, а перейду к главному – созданию задач. Кстати, данный инструмент находится практически в каждом разделе.

Как создать задачу в Битрикс24?

Нажимайте кнопку «Добавить задачу». Дальше внесите данные: название и описание задачи. Если нужно, составьте чек-лист со списком действий, чтобы фиксировать выполненные шаги. Возле значка пламя можно отметить галочкой приоритет задачи – важная. Назначьте сотрудников, ответственных за выполнение, и крайний срок (дедлайн).

Кратко о ролях сотрудников, участвующих в выполнении задачи:

• ответственный – исполнитель задачи;
• постановщик – сотрудник, назначивший задачу, он получает подтверждение о выполнении;
• соисполнитель – помощник в выполнении задач, имеет идентичные права роли «ответственный»;
• наблюдатель – сотрудники, которым будут приходить уведомления о выполнении задачи, имеют возможность оставлять свои комментарии.

Вкладка «Дополнительно» позволяет осуществить следующие действия:

• привязать задачу к выбранному проекту (здесь же создаётся новый ПРОЕКТ);
• подключить учет времени;
• установить напоминания;
• создать шаблон задачи с помощью опции «Повторять»;
• сформировать ПОДЗАДАЧУ и т.д.

Канбан доски в задачах

Привычная многим методология есть в Битрикс24. Задачи сразу создаются в подразделе «Канбан». Интерфейс схожий с аналогичными сервисами: выделение колонок цветом, фильтр для поиска задач. Для наглядности сделал несколько задач, чтобы показать вам скриншот досок.

Кратко по диаграмме Ганта

Диаграмма позволяет отслеживать ход выполнения задач, контролируя крайние сроки. При наведении на горизонтальный блок задачи в календарной сетке просматриваются общие данные.

Шаблоны задач

Нажимайте вкладку «Шаблоны»-«Добавить» , заполните поля и сохраните. Если вам нужно создать аналогичную задачу, нужно выбрать необходимый шаблон и нажать на 3 горизонтальные линии, дальше «Добавить задачу по шаблону». Как правило, они используются для регулярных и часто повторяемых задач.

Роботы в задачах – что это?

Нажимаете на кнопку «Роботы» и переходите в раздел «Настройки».

• триггеры – действие (ситуация), при появлении которого задача переходит на заданную стадию, в этот момент сработает заранее настроенный робот;
• роботы – последовательный набор действий, выполняемых автоматически при переходе задачи на заданную стадию.

Пример: есть задача с установленными сроками выполнения. С помощью триггера мы указываем ситуацию «скоро просрочена». Когда задача достигнет этого статуса, робот автоматически совершит действие – я выбрал отправку сообщения в Живую ленту.

Чат и звонки

В данном разделе у вас автоматически появляются 2 чата – с помощником от Битрикс24 и общий чат для всех коллег, который можно использовать дополнительно к Живой ленте.

Также в системе доступны голосовые и видео звонки между сотрудниками. Для этого создайте чат и выберите тип звонка. Для совершения групповых звонков нужно создать групповой закрытый чат. Видео- и аудио звонки между сотрудниками не записываются.

Группы

Здесь отображаются уже сформированные рабочие группы и создаются новые: открытая, закрытая, внешняя и группа для внешних публикаций.

В этой же вкладке формируются проекты с заданным типом: открытый, закрытый или внешний.

Хранение документов и файлов организации. Для работы с диском предложено 5 вкладок:

• «мой диск» – ваше личное хранилище файлов;
• «общий диск» – коллективное хранение файлов организации с возможностью выдачи прав доступа;
• «диск для Windows » – на этой странице вы можете скачать и подключить приложение от Битрикс24.Диск, чтобы работать с документами, не открывая сам сервис;
• «диск для macOS» – опция, аналогичная предыдущей;
• «очистка места» – показывает сведения о свободном месте на диске, предоставляет несколько инструментов «Безопасная очистка» и «Экспертный режим».

Календарь

Раздел содержит 2 основные вкладки: «Мой календарь» и «Календарь компании». События отображаются в таблице, под кнопкой «Расписание» – то же самое представлено в виде списка по дням. При наведении курсора на задачу, справа на экране отображаются основные сведения. Под кнопкой «Добавить» 2 опции – событие и задачу. Под значком шестерёнки находятся настройки, включая права доступа.

Время и отчёты

Полезные инструменты для отдела кадров и руководителей, доступны в платных тарифах.

• «График отсутствий» – табличное отображение отпусков, больничных, декретов, то есть в отчёте видно: кто, когда и по какой причине отсутствует на рабочем месте.
• «Рабочее время» – автоматическое формирование отчётов о рабочих часах сотрудников, при появлении на работе ими используется кнопка «Начать рабочий день», уходя они кликают на неё же.
• «Bitrix24.Time» – тотальный контроль над персоналом (моё мнение), предполагает подключение приложения на планшет и использование его камеры. Помимо нажатия кнопки о начале времени работы, система с помощью камеры распознает сотрудника.
• «Рабочие отчёты» – вкладка для сбора отчётов сотрудников с возможностью просмотра статистики и выставления оценок.
• «Собрания и планёрки» – организация собраний сотрудников с указанием даты, организатора, места проведения.

Почта

Работа с почтовыми ящиками систем, приведённых на скриншоте, в режиме одного окна. Есть много полезных настроек и возможностей, но в платных тарифах.

Бизнес-процессы

Платный инструмент для быстрого согласования различных документов внутри организации. С помощью редактора настраивается бизнес-процесс, а именно его цепочка. По ней документ и будет направляться по очерёдности каждому из сотрудников.

Данному инструменту я отведу отдельную статью – информации и функционала очень много. Здесь хранятся все сделки с просмотром в форме канбан-доски, списка или календаря, звонки и переписки с клиентами на сайте и в соцмедиа, подробная статистика по продажам, эффективности менеджеров и т.д.

Приложения

Со своей страницы Битрикс24 вы получаете доступ к приложениям (платные и бесплатные). Для удобства предложена поисковая строка и настраиваемый фильтр – по категориям, стоимости, числу скачивания и т.д.

Тарификация в Битрикс24

Бесплатный тариф без ограничений по времени есть, с возможностью подключения не более 12 сотрудников. При регистрации вы можете подключить демо-режим на 30 дней с доступом к платным инструментам бизнес-пакета «Команда». Подробное сравнение тарифных планов здесь.

Разработчик предлагает воспользоваться сервисом:

Мобильное приложение Битрикс24

Скачивается бесплатно и работает с устройствами iPhone, iPad, Android для платформ Android 4.4+ и iOS 10.0+. Через приложение ведётся работа над задачами, пользование CRM, коммуникация с коллегами и клиентами, есть доступ к голосовым и видео звонкам.

Интеграция с внешними платформами

Как удалить Битрикс24?

Неактивные аккаунты с бесплатным доступом удаляются автоматически. Если вы не зайдёте в аккауант в течение 45 дней, то он будет заблокирован. На восстановление доступа выдаётся неделя – следует писать в техподдержку. За сутки до удаления на электронную почту владельца Битрикс24 будет отправлено письмо с предупреждением об удалении.

Порталы на платных тарифах не блокируются и не удаляются. Достаточно не оплачивать следующий период, после чего портал будет переведён на бесплатный пакет и удалится, как описано выше.

Настройка уведомлений в Битрикс24

В правом верхнем углу экрана нажмите на стрелочку рядом с вашим именем, дальше «Настройка уведомлений».

Выбирайте нужный режим – простой или расширенный. В каждом из режимов можно проставлять/убирать галочки, сохраняя требуемые настройки.

Вывод

Я кратко показал только основные нюансы по работе с Битрикс24. Он был и остаётся популярным мощным порталом, объединяющим инструменты управления проектами и функции CRM. В качестве заключения я кратко обобщу достоинства и недостатки системы.

Импортировать данные в «Битрикс24» довольно сложно. Особенно, когда есть много разных разделов или самих товаров. Для начала требуется выгрузить товары. Для этого скачиваем шаблон на странице импорта:

Импорт товаров с сайта в Bitrix24.

• «мой диск» – ваше личное хранилище файлов;
• «общий диск» – коллективное хранение файлов организации с возможностью выдачи прав доступа;
• «диск для Windows » – на этой странице вы можете скачать и подключить приложение от Битрикс24.Диск, чтобы работать с документами, не открывая сам сервис;
• «диск для macOS» – опция, аналогичная предыдущей;
• «очистка места» – показывает сведения о свободном месте на диске, предоставляет несколько инструментов «Безопасная очистка» и «Экспертный режим».

Перед настройкой Товарной аналитики необходимо переустановить приложение для интеграции с Roistat (см. раздел Настройка авторизации в Битрикс24). При установке разрешите приложению доступ к каталогу товаров.

Особенности интеграции интернет-магазина 1С-Битрикс с CRM Битрикс24

Здравствуйте, друзья: владельцы и менеджеры интернет-магазинов на платформе 1С-Битрикс! Сегодня мы с Вами поговорим на тему интеграции магазина с CRM Битрикс24. Тема очень актуальна, так как по нашим прогнозам: через пару лет внедрение CRM и их интеграция с интернет-магазинами станет обязательной составляющей e-commerce бизнеса.

Задача любой интеграции – реализовать взаимосвязь всех возможных сущностей и полей двух независимых систем (в нашем случае это сайт 1С-Битрикс и CRM Битрикс24).

Так, перед CRM интеграцией ставятся следующие задачи:

1. Двусторонняя связь.Обязательная составляющая CRM интеграции. Две системы (Битрикс24 и БУС) должны в обратном направлении обмениваться друг с другом данными. Любое изменение на одной стороне должно привести к изменению на другой.
2. Обмен в режиме реального времени.При больших задержках в обмене данными отдел продаж может просто упустить клиента.
3. Синхронизация сделок, счетов, заказов.Важна корректная выгрузка этих сущностей. Неверная сумма сделки или неправильный статус заказа могут создать проблемы отделу продаж.
4. Синхронизация контактов, компаний, пользователей, профилей.Как и в прошлом пункте, тут важна корректная синхронизация данных. Неправильная интеграция может расплодить дубликаты.
5. Синхронизация товарной номенклатуры.Для учета остатков интернет-магазин 1С-Битрикс и CRM Битрикс24 должны четко понимать, какие товары участвуют в сделках.

Итак, мы видим, что полноценная интеграция интернет-магазина с CRM должна обязательно решать вышеописанные задачи. А теперь давайте разберемся, какие же инструменты мы имеем, чтобы объединить 1С-Битрикс с Битрикс24.

Самый первый и самый очевидный вариант, который мы рассмотрим, – стандартная CRM интеграция от 1С-Битрикс. Она является самой простой, так как, по сути, находится в коробке Битрикс. Кажется, она должна решить все наши проблемы по интеграции. Но давайте для начала рассмотрим механизмы, которые предоставляет 1С-Битрикс для связи с CRM Битрикс24. Фактически их два:

• Генерация лидов с веб-форм сайта. Любая форма на стороне сайта настраивается таким образом, что все обращения попадают прямо в CRM в виде лидов. Для этого в настройках формы появляется дополнительная вкладка CRM.
• Интеграция сCRM в пару кликов. Данная функционал находится Магазин -> CRM. Битрикс заявляет, что всего в пару кликов будет происходить синхронизация всех необходимых сущностей: сделки, счета, контакты, компании.

Это основные механизмы, благодаря которым происходит связка БУС с Битрикс24. Но если немного в них углубиться, то можно понять, что они не идеальны. Если к феб-формам и генерации лидов особых претензий нет, то вот к стандартной CRM интеграции много вопросов. При более тщательном ознакомлении с интеграцией было выявлено несколько важных нюансов:

Хорошо, а что же делать? Какие еще существуют варианты и инструменты по интеграции 1С-Битрикс с Битрикс24? Мы, возможно, Вас удивим, но других инструментов просто нет. Мы проштудировали весь рынок Битрикс-решений и не нашли ничего подходящего. Альтернативы стандартной CRM интеграции от Битрикс просто нет.

И вот, за полгода работы и отладки мы произвели полную CRM интеграцию для нашего отдела продаж. И на базе этой интеграции нами было разработано несколько готовых программных продуктов, которые являются единственной альтернативой для интеграции 1С-Битрикс с CRM Битрикс24:

Основные особенности разработанной нами CRM интеграции:

1. Работает как в коробке, так и в облаке Битрикс24
2. Двусторонняя связь
3. Синхронизация заказов, сделок, счетов
4. Сопоставление статусов заказов и стадий сделок
5. Работа со службами доставки и платежными системами
6. Синхронизация пользователей, профилей, контактов, компаний
7. Интеграция товарной номенклатуры
8. Работа с торговыми предложениями в Битрикс24

Еще мы предусмотрели вариант односторонней синхронизации, если это будет необходимо. При таком варианте можно также выбрать направление обмена: на сайт или в CRM.

В отличие от стандартной битриксовой CRM интеграции мы ввели счета при обмене заказов. Счет – фактически базовая единица. Счет в CRM = заказу в БУС. При создании в магазине нового заказа создаются связанные сделка и счет в CRM.

Так как у каждого направления в сделках могут быть свои, отличные друг от друга, стадии, мы сделали сопоставление статусов заказа со стадиями сделки по конкретным направлениям.

Привязали мы статусы заказа и к статусам счетов. Теперь при оплате счета заказ автоматически переводится в статус оплаченных.

Не забыли мы про службы доставки и платежные системы. Так, чтобы связать способы оплат, мы произвели простое сопоставление платежных систем в интернет-магазине и в CRM Битрикс24.

Сопоставление же доставок происходит следующим образом: службы доставки интернет-магазина 1С-Битрикс привязываются к соответствующим товарам (фактически это и есть наши способы доставки) в Битрикс24.

Если 1С-Битрикс не совсем совершенно проработал синхронизацию этих сущностей в своем обмене, то мы постарались этому моменту уделить больше внимание.

Так, если заказ на стороне сайта оформляется от юр. лица, то на стороне CRM создается сделка, к которой автоматически привязывается не только компания, но и контактное лицо, что очень важно для отдела продаж, который впоследствии будет работать с этим контактным лицом напрямую. Компании же сразу создаются с заполненными реквизитами.

Сейчас синхронизация контактов и компаний происходит во время обмена заказами и сделками. В будущем мы реализуем полноценный обмен контактных данных. Чтобы можно было независимо от обмена заказов выгрузить пользователей сайта в контакты CRM системы и наоборот.

Очень важный момент в нашей интеграции с учетом того, что она двусторонняя. В такой связке интернет-магазину обязательно знать, что происходит с товарами в сделках на стороне CRM Битрикс24. Ведь актуальные товарные остатки еще никто не отменял.

Синхронизация товарной номенклатуры и категорий происходит как на базе полноценного обмена, когда товары со стороны 1С-Битрикс пакетами выгружаются в CRM (либо наоборот), так и во время обмена заказами.

Мы продумали не только интеграцию самих товаров, но и их торговых предложений, что для самого Битрикс24 – в новинку. Но об этом чуть ниже.

Работа с торговыми предложениями отлажена только для Битрикс24 в коробке. Для облачной версии, к сожалению, такую реализацию разработать проблематично.

Ну а мы подведем краткие итоги. Благодаря собственной CRM интеграции наш отдел продаж получил мощный инструмент, который значительно упрощает процесс продаж. Именно с этим мы связываем увеличение объема продаж за последний квартал как раз после того, как наша система была полностью внедрена.

Воодушевленные таким успехом мы поспешили внедрить CRM интеграцию и в наш готовый оптово-розничный магазин:

Теперь все наши решения в обязательном порядке интегрируются с CRM Битрикс24. Так как мы считаем, что именно за этим будущее e-commerce рынка.

Нажимая на кнопку «Получить подарок», я даю согласие на обработку персональных данных и соглашаюсь с политикой конфиденциальности

Товарная аналитика работает как для новых сделок, так и для сделок, которые были загружены в проект до ее подключения. Чтобы обновить данные по сделкам, созданным до подключения Товарной аналитики, обратитесь в службу поддержки Roistat.

Интеграция «1С: Предприятие» и «Битрикс24»: синхронизация | «»

• Генерация лидов с веб-форм сайта. Любая форма на стороне сайта настраивается таким образом, что все обращения попадают прямо в CRM в виде лидов. Для этого в настройках формы появляется дополнительная вкладка CRM.
• Интеграция сCRM в пару кликов. Данная функционал находится Магазин -> CRM. Битрикс заявляет, что всего в пару кликов будет происходить синхронизация всех необходимых сущностей: сделки, счета, контакты, компании.

Это основные механизмы, благодаря которым происходит связка БУС с Битрикс24. Но если немного в них углубиться, то можно понять, что они не идеальны. Если к феб-формам и генерации лидов особых претензий нет, то вот к стандартной CRM интеграции много вопросов. При более тщательном ознакомлении с интеграцией было выявлено несколько важных нюансов: