Запись Формулы в Электронной Таблице ms Excel не Может Включать в Себя • Ошибки в формулах
§ 5.1. Электронные таблицы
Ситуация кардинально изменилась с появлением электронных таблиц, позволивших за счёт изменения исходных данных быстро решать большое количество типовых расчётных задач.
Электронные таблицы (табличный процессор) — это прикладная программа, предназначенная для организации табличных вычислений на компьютере. Электронными также называют и таблицы, созданные с помощью одноименных программ в памяти компьютера. |
В наши дни электронные таблицы являются одним из программных продуктов, наиболее широко используемых на практике. С их помощью пользователи, не обладая специальными знаниями в области программирования, имеют возможность определять последовательность вычислительных операций, выполнять различные преобразования исходных данных, представлять полученные результаты в графической форме.
5.1.1. Интерфейс электронных таблиц
Наиболее распространёнными табличными процессорами являются Microsoft Excel и OpenOffice.org Calc. При запуске любого из них на экран выводится окно, многие элементы которого вам хорошо известны по опыту работы с другими программами (рис. 5.1).
Рис. 5.1.
Интерфейс табличного процессора OpenOffice.org Calc
Строка заголовка содержит название документа, название программы и кнопки управления окном.
Строка меню содержит названия групп команд управления электронной таблицей, объединённых по функциональному признаку.
Панели инструментов содержат пиктограммы для вызова наиболее часто выполняемых команд.
Ячейка — наименьшая структурная единица электронной таблицы, образуемая на пересечении столбца и строки.
Табличный курсор — выделенный прямоугольник, который можно поместить в любую ячейку. Ячейка таблицы, которую в данный момент занимает курсор, называется текущей ячейкой. Вводить или редактировать данные можно только в текущей ячейке. На рис. 5.1 текущей является ячейка С4.
Адрес текущей ячейки и вводимые в неё данные отражаются в строке ввода. В строке ввода можно редактировать информацию, хранящуюся в текущей ячейке.
Идущие подряд ячейки в строке, столбце или прямоугольнике образуют диапазон. При задании диапазона указывают его начальную и конечную ячейки, в прямоугольном диапазоне — ячейки левого верхнего и правого нижнего углов. Наибольший диапазон представляет вся таблица, наименьший — одна ячейка. Примеры диапазонов: А1:А10, В2:С2, B2:D10.
Рабочая область табличного процессора иначе называется листом. Создаваемый и сохраняемый в табличном процессоре документ называется книгой; он может состоять из нескольких листов. Аналогично листам бухгалтерской книги, их можно перелистывать, щёлкая на ярлыках, расположенных внизу окна. Каждому листу книги пользователь может задать имя, исходя из содержимого этого листа.
В строке состояния выводятся сообщения о текущем режиме работы таблицы и возможных действиях пользователя.
5.1.2. Данные в ячейках таблицы
С помощью чисел задаются количественные характеристики рассматриваемых объектов. При этом используются различные числовые форматы (табл. 5.1). По умолчанию используется числовой формат с двумя десятичными знаками после запятой. Для записи чисел, содержащих большое количество разрядов, не умещающихся в ячейке, применяется экспоненциальный (научный) формат.
Таблица 5.1
Некоторые числовые форматы
Числовые данные, введённые в ячейки таблицы, являются исходными данными для проведения вычислений. Изменить числовые данные можно путём их редактирования. По умолчанию числа выравниваются в ячейке по правому краю, что обеспечивает выравнивание всех чисел столбца по разрядам (единицы размещаются под единицами, десятки — под десятками и т. д.).
Целая и дробная части вещественного числа разделяются в электронных таблицах запятой. При употреблении в записи числа точки (в качестве разделителя его целой и дробной частей) число интерпретируется как дата. Например, 9.05 воспринимается как 9 мая, а 5.25 — как май 2025 года.
Формула — это выражение (арифметическое, логическое), задающее некоторую последовательность действий по преобразованию данных. Формула всегда начинается со знака равенства (=) и может включать в себя ссылки (имена ячеек), знаки операций (табл. 5.2), функции и числа.
Таблица 5.2
Арифметические операции,
применяемые в формулах
При записи формул действуют правила, аналогичные тем, что приняты в языках программирования. Примеры формул:
Для ввода в формулу имени ячейки достаточно поместить табличный курсор в соответствующую ячейку.
В процессе ввода формулы она отображается как в самой ячейке, так и в строке ввода. После завершения ввода (нажатие клавиши Enter) в ячейке отображается результат вычислений по этой формуле (рис. 5.2). Для просмотра и редактирования конкретной формулы достаточно выделить соответствующую ячейку и провести её редактирование в строке ввода.
При изменении исходных данных в ячейках, имена которых входят в формулу, значение выражения немедленно пересчитывается, полученный результат отображается в ячейке с этой формулой.
5.1.3. Основные режимы работы электронных таблиц
Режимы формирования электронной таблицы. При работе с табличными процессорами создаются документы, которые можно просматривать, изменять, записывать на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере.
Формирование электронных таблиц предполагает заполнение и редактирование документа. При этом используются команды, изменяющие содержимое ячеек (очистить, редактировать, копировать), и команды, изменяющие структуру таблицы (удалить, вставить, переместить).
Содержимое ячеек может быть оформлено с помощью стандартных средств оформления текстов: изменения рисунка шрифта, его размеров, начертания и выравнивания относительно ячейки, направления написания. Помимо этого, пользователю доступны средства оформления самой таблицы: объединение ячеек, различные способы прорисовки границ между ячейками для печати.
Данные, формат данных и параметры оформления ячеек (шрифт, цвет заливки, тип границы и пр.) можно копировать из одних ячеек (диапазонов ячеек) в другие ячейки (диапазоны ячеек) электронной таблицы.
Рис. 5.3.
Фрагмент таблицы в режиме отображения формул
Самостоятельно выясните, как устанавливается режим отображения формул в табличном процессоре, имеющемся в вашем распоряжении.
При каждом вводе нового значения в ячейку документ пересчитывается заново — выполняется автоматический пересчёт тех формул, в которые входят новые данные. В большинстве табличных процессоров существует возможность установки ручного пересчёта: таблица пересчитывается заново только при подаче специальной команды.
В OpenOffice.org Calc выбор режима вычислений осуществляется с помощью команды Сервис—Содержимое ячеек—Пересчитать—Вычислить автоматически.
Самостоятельно выясните, как устанавливается режим вычислений в табличном процессоре, имеющемся в вашем распоряжении.
Самое главное
Электронные таблицы (табличный процессор) — прикладная программа, предназначенная для организации табличных вычислений на компьютере.
Ячейка — наименьшая структурная единица электронной таблицы, образуемая на пересечении столбца и строки. Содержимым ячейки может быть текст, число, формула.
Тексты (надписи, заголовки, пояснения) нужны для оформления таблицы. Числовые данные, введённые в ячейки таблицы, являются исходными данными для проведения вычислений. В ячейках с формулами отображаются результаты вычислений.
Формирование электронных таблиц предполагает заполнение, редактирование и форматирование документа.
При вводе в ячейку нового значения пересчёт документа осуществляется автоматически, но может быть установлен и режим ручного пересчёта.
Для электронной таблицы может быть установлен режим отображения формул или режим отображения значений.
Тест по информатике-1
Диаграмма представляет собой вставной объект, внедренный на один из листов рабочей книги. Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых была построена, и при их изменении немедленно меняет свой вид.
Электронные таблицы (табличный процессор) — это прикладная программа, предназначенная для организации табличных вычислений на компьютере. Электронными также называют и таблицы, созданные с помощью одноименных программ в памяти компьютера. |
Лекция 6. Работа с формулами в табличном процессоре Excel
Формула, вводимая в ячейку, может состоять из следующих элементов:
• Операторы . Символы, например «+» (сложение) и «*» (умножение).
• Ссылки на ячейки . В эту категорию входят именованные ячейки и диапазоны, относящиеся к текущему рабочему листу, ячейкам другого листа текущей книги и ячейкам листа другой рабочей книги.
• Значения или строки . Например, 7,5 или «Результаты на конец года».
• Функции и их аргументы . Сюда относятся функции, такие как СУММ или СРЗНАЧ и их аргументы.
• Скобки . Задают порядок выполнения действий в формуле
Ввод формул
Если ввести в ячейку знак равенства, программа воспринимает следующую за этим знаком запись как формулу (формулы в Excel всегда начинаются со знака равенства). В начале формулы допустимо также использование знаков «плюс» и «минус». Однако Excel автоматически заменит любой из них на знак равенства, как только вы закончите вводить формулу.
Ручной ввод формул
Ручной ввод формул означает, что вы просто активизируете ячейку и вводите в ней знак равенства (=), а за ним – саму формулу. Вводимые символы одновременно появляются в ячейке и в строке формул. При вводе формул вы, конечно же, можете использовать клавиши, предназначенные для редактирования. Закончив вводить формулу, нажмите .
Замечание: Исключение составляют формулы массивов. По окончании ввода формул массива следует нажать комбинацию клавиш .
После того как вы нажмете , в ячейке будет отображен результат выполнения формулы. Сама же формула будет появляться в строке формул, когда соответствующая ячейка будет активна.
Ввод формул с указанием ссылок на ячейки
Этот способ также предполагает ручной ввод некоторых элементов, однако появляется возможность указать ссылки на ячейки, вместо того чтобы задавать их вручную. Например, чтобы ввести формулу =А1+А2 в ячейке A3, необходимо выполнить следующие действия:
2. Введите знак равенства (=). Обратите внимание, Excel отображает слово Ввод
3. Дважды нажмите на клавишу со стрелкой вверх. Нажав на эту клавишу, вы заметите вокруг ячейки рамку. Ссылка на ячейку (А1) появится в ячейке A3 и
в строке формул (Если вы предпочитаете использовать мышь, наведите указатель на ячейку А1 и щелкните мышью). Обратите внимание на слово Укажите в строке состояния.
4. Введите знак плюс (+). Движущаяся рамка исчезнет, а в строке состояния снова появится Ввод.
5. Еще раз нажмите клавишу со стрелкой вверх. К формуле добавится А2. (Если
вы предпочитаете использовать мышь, наведите указатель на ячейку А2 и щелкните кнопкой мыши)
5. Закончив ввод формулы, нажмите . Точно так же, как и при ручном вводе формул, результат выполнения формулы отобразится в ячейке. Форму-
ла появится в строке формул, когда соответствующая ячейка будет активна. Вы также можете навести указатель на значок с изображением «галочки»,
расположенный рядом со строкой формул, и щелкнуть на нем.
Задавать ссылки на ячейки – менее утомительно, чем вводить формулу вручную. Кроме того, это помогает избежать ошибок при вводе формул.
В Excel 97 и Excel 2000 существует панель формул 1 , которая поможет вам при вводе и редактировании формул. Для того, чтобы вызвать панель формул, щелкните на кнопке Изменить формулу, расположенной в строке формул (на этой кнопке изображен знак равенства). Панель формул позволяет обращаться к формулам вручную или применять технику задания ссылок, описанную выше.
Предельный размер формул
Формула не может содержать более, чем 1024 символа. Если вам необходима формула, количество символов в которой превышало бы предельно допустимое, разделите ее на несколько формул. При желании вы можете создать пользовательскую функцию (с помощью языка VBA).
Применение операторов в формулах
Оператор – это символ, обозначающий операцию. Excel поддерживает следующие операторы:
& Объединение последовательностей символов в одну строку
= Логическое сравнение (равно) > Логическое сравнение (больше)
>= Логическое сравнение (больше или равно) Логическое сравнение (не равно)
В формуле можно применять любое количество операторов. При использовании множества операторов формулы могут получиться достаточно сложными.
Приоритет операторов
В формулах можно (и нужно) использовать скобки. Скобки позволяют контролировать порядок выполнения вычислений.
Для того чтобы понять принцип, в соответствии с которым следует расставлять скобки, необходимо ознакомиться с таким понятием, как приоритет операторов. Приоритет операторов – это свод правил, согласно которым Excel производит вычисления. Вначале выполняются операции с более высоким приоритетом, затем – с менее высоким (табл. 6.1).
Для изменения порядка выполнения операций используются скобки. Возвращаясь к приведенному выше примеру, заметим, что вычисления в формуле без скобок производятся согласно правилам приоритета операторов Excel.
Использование скобок позволяет контролировать порядок выполнения действий. Вначале всегда выполняются те части формулы, которые заключены в скобки.
Вложенные скобки
Скобки в формулах можно вкладывать. Вложенные скобки – это скобки, находящиеся внутри других скобок. Если в формуле используются вложенные скобки, Excel вычислит сначала выражение, находящееся внутри скобок с наибольшей глубиной вложения, а затем – все остальные. Ниже приведен пример формулы со вложенными скобками.
В этой формуле – четыре пары скобок, три из которых вложены в четвертую. Программа вычисляет значения выражений, находящихся во вложенных скобках, суммирует эти значения, а затем умножает результат на значение ячейки В6.
Скобки в формулах рекомендуется использовать даже в том случае, когда нет необходимости изменять приоритетный порядок вычислений. Скобки разъясняют порядок выполнения операций, делая формулу более читабельной. Например, если вы хотите прибавить единицу к результату умножения значений двух ячеек, следующая формула, конечно же, справится с задачей:
Однако, порядок выполнения действий в таком варианте записи формулы (с лишними скобками) будет более очевиден:
Каждая открывающая скобка, естественно, должна иметь парную ей закрывающую скобку. Если в формуле присутствует множество скобок разной глубины вложения, контролировать пары скобок нелегко. В случае если какаялибо из скобок не имеет парной скобки, Excel выдаст соответствующее сообщение и не позволит вам ввести формулу в ячейку 1 .
Если в формуле имеются непарные скобки, Excel, в некоторых случаях, может предложить варианты исправления ошибки (в Excel 97 появилась функция автоматического исправления ошибок в формулах).
Ошибки в формулах
307. Кнопка выполняет функцию — Тесты проверяют как теоретические знания, так и практические навыки учителей.
Тексты (надписи, заголовки, пояснения) нужны для оформления таблицы. Числовые данные, введённые в ячейки таблицы, являются исходными данными для проведения вычислений. В ячейках с формулами отображаются результаты вычислений.
Билет 44. Список в электронной таблице, назначение, структура, средства обработки.
однородную информацию, представляет собой простейшую базу данных.
Программа MS Excel включает набор средств и функций, позволяющих выполнять все основные
База данных в MS Excel это просто список, состоящий из одного или более столбцов.
Строки таблицы, оформленной в виде списка, называются записями, а столбцы – полями записей.
Столбцам присваиваются уникальные имена полей, которые заносятся в первую строку списка
Чтобы содержимое рабочего листа рассматривалось как база данных в MS Excel, необходимо
— каждому полю записи соответствует один столбец рабочего листа;
— столбцы базы данных должны идти подряд, без промежутков между ними;
— в первой строке каждого столбца должен быть указан заголовок соответствующего поля;
— заголовок поля должен занимать не более одной ячейки;
— содержимое ячейки заголовка должно быть уникально в пределах рабочего листа;
— записи базы данных должны идти непосредственно ниже строки заголовков;
— пустые строки не допускаются (признак окончания базы данных), т.е. записи должны идти подряд,
Все операции с базами данных в MS Excel выполняются примерно одинаково: сначала необходимо
выбрать любую ячейку в списке, а затем начать нужную операцию. При этом весь диапазон записей
На рабочем листе, содержащем список, выделяются следующие области:
— диапазон данных – область, где хранятся данные списка;
— диапазон критериев – область на рабочем листе, в которой задаются критерии для поиска
информации. В диапазоне критериев указываются имена полей и отводится область для записи
— диапазон для извлечения – область, в которую MS Excel копирует выбранные данные из списка.
Этот диапазон должен быть расположен на том же листе, что и список.
Существуют следующие способы ввода данных в список:
— использование формы данных, которая автоматически создается после определения заголовка
— ввод данных во вставляемые в список пустые строки, т.е. непосредственно ввод данных;
— использование средства Автоввод и команды Выбрать из списка для ускорения работы;
— использование форм MS Access и дальнейший перенос данных на лист MS Excel;
— использование мастера шаблонов для преобразования рабочего листа в MS Excel в форму;
— применение VBA – соответствующая программа будет предоставлять форму или окно диалога
для ввода данных и их последующего помещения в определенные ячейки рабочего листа MS Excel.
Электронная таблица, оформленная в MS Excel в виде списка, состоящего из одного или более
столбцов, содержащих однородную информацию, представляет собой простейшую базу данных.
MS Excel включает набор средств и функций, позволяющих выполнять все основные операции,
Строки таблицы, оформленной в виде списка, называются записями, а столбцы – полями записей.
Столбцам присваиваются уникальные имена полей, которые заносятся в первую строку списка –
Чтобы содержимое рабочего листа рассматривалось как база данных в MS Excel, необходимо
— каждому полю записи соответствует один столбец рабочего листа;
— в первой строке каждого столбца должен быть указан заголовок соответствующего поля, который
— поля и записи в базе данных должны идти подряд, без промежутков между собой (пустые строки и
— записи базы данных должны идти непосредственно ниже строки заголовков;
— содержимое ячейки заголовка должно быть уникально в пределах рабочего листа.
Все операции с базами данных в MS Excel имеют общие принципы выполнения: сначала необходимо
выбрать любую ячейку в списке, а затем начать нужную операцию. При этом весь диапазон записей
На рабочем листе, содержащем список, различают следующие области:
— диапазон данных – область, где хранятся данные списка;
— диапазон критериев – область на рабочем листе, в которой задаются критерии для поиска
информации (в диапазоне критериев указываются имена полей и отводится область для записи
— диапазон для извлечения – область, в которую MS Excel копирует выбранные данные из списка
(этот диапазон должен быть расположен на одном листе со списком.
К наиболее часто используемым способам ввода данных в список относятся:
а) использование формы данных, которая автоматически создается после определения заголовка
б) ввод данных в пустые строки списка, т.е. непосредственный ввод данных;
в) использование средства Автоввод и команды Выбрать из списка для ускорения работы.
Работа с подготовленным списком в MS Excel может осуществляться по трем направлениям:
1. Сортировка – выстраивание данных в алфавитном или цифровом порядке по возрастанию и
убыванию, выполняется командой Данные → Сортировка; открывается диалоговое окно Сортировка
диапазона, в котором задаются ключи сортировки (столбцы или строки) и порядок сортировки. Выбор
в списках Сортировать по, Затем по, В последнюю очередь по определяет поля для упорядочивания
списка. Пустые клетки всегда помещаются в конце всех данных. В диалоговом окне Параметры
сортировки можно задать особый порядок сортировки, например по дням недели.
2. Фильтрация (отбор данных) – извлечение записей данных из списка в соответствии с некоторыми
требованиями (критериями). Для поиска и фильтрации данных в MS Excel существует 3 средства:
форма данных (кнопка Критерии), автофильтр и расширенный фильтр.
Отбор данных с помощью формы данных производится следующим образом: нужно установить
указатель ячейки в любое место внутри списка, выбрать команду Данные → Форма, затем нажать
кнопку Критерии; в открывшемся окне в необходимых полях ввести критерии поиска, например
первую букву в названии (для перехода к записи, удовлетворяющей критерию, следует использовать
кнопки Далее или Назад). Задавая критерии можно пользоваться символами подстановки: * — для
замены любого количества символов (например, Ж* может соответствовать таким наименованиям
товаров как жакет и жилет), ? – для замены одного символа.
Поиск с помощью автофильтра производится в следующем порядке:
2. Выполнение команды Данные → Фильтр → Автофильтр. Возле каждого поля строки заголовка
появятся раскрывающиеся списки в виде кнопки с треугольником.
4. Выбор необходимого критерия поиска или использование пользовательского
автофильтра Условие (больше или равно, не равно и т.д.), который позволяет также задать
комплексный критерий, объединяя его компоненты с помощью логического оператора И либо ИЛИ
Билет 45. Выполнение аналитической обработки данных в списке: сортировка, отбор данных по
критерию, подведение итогов (MS Excel).
Чтобы отсортировать список, выделите любую ячейку в списке, а затем из меню Data (Данные)
выберите команду Sort (Сортировка). На экране появится диалоговое окно Sort (Сортировка
Выберите из меню Data (Данные) последовательно команды Filter (Фильтр), AutoFilter (Автофильтр).
После этого в заглавной строке каждого столбца появятся маленькие кнопки-стрелки. Щелчок на
стрелке приведет к появлению списка, содержащего перечень всех элементов этого столбца. Кроме
этого в списке находятся команды, позволяющие показать все элементы списка, первые десять или
Вы можете подвести промежуточные итоги в базе данных Microsoft Excel, предварительно
отсортировав список по столбцу, для которого необходимо подвести промежуточный итог. Для
подведения итогов необходимо выбрать команду Subtotals (Итоги) из меню Data (Данные).
Выберите верную запись формулы для электронной таблицы MS Excel.
В Excel 97 и Excel 2000 существует панель формул 1 , которая поможет вам при вводе и редактировании формул. Для того, чтобы вызвать панель формул, щелкните на кнопке Изменить формулу, расположенной в строке формул (на этой кнопке изображен знак равенства). Панель формул позволяет обращаться к формулам вручную или применять технику задания ссылок, описанную выше.
Публикуя свою персональную информацию в открытом доступе на нашем сайте вы, даете согласие на обработку персональных данных и самостоятельно несете ответственность за содержание высказываний, мнений и предоставляемых данных. Мы никак не используем, не продаем и не передаем ваши данные третьим лицам.