Форматирование объектов электронной таблицы

При форматировании электронной таблицы используются основные операции: форматирование ячеек и данных, изменение ширины строк и высоты столбцов.

Форматирование ячеек

Форматирование ячеек включает в себя установку и изменение:

• границ, цвета, типа линий ячеек и т.д.;
• формата числовых данных;
• цвета фона, типа заливки и т.д.;
• шрифта, размера, ориентации текста и др.;
• защиту ячеек и режим скрытия формул.

Для выполнения этих операций используются элементы вкладки «Главная» и вкладки «Формат ячеек». Для вызова окна «Формат ячеек» можно воспользоваться контекстным меню. Для этого достаточно нажать правой кнопкой мыши на ячейку электронной таблицы. Окно состоит из шести вкладок.

Вкладка «Число». Отвечает за назначение форматов ячеек. Стоит заметить, что формат можно задавать как до ввода данных, так и после. По умолчанию в табличном редакторе для любой ячейки установлен «Общий» формат.

Вкладка «Выравнивание». Используется для операций объединения ячеек, выравнивания и направления текста и переноса слов. В этой вкладке также можно объединить ячейки и задать отступ, чтобы текст не прилипал к границам ячейки.

Вкладка «Шрифт». С помощью окна данной вкладки можно форматировать шрифт в ячейках. Пользователю доступны операции смены шрифта, размера, начертания и цвета.

Вкладка «Граница». Инструменты этой вкладки позволяют придать таблице завершенный вид с помощью типа, цвета и толщины границы ячеек.

Вкладка «Заливка». В окне вкладки доступны возможности добавления и изменения цвета и узора фона.

Вкладка «Защита». Позволяет защищать ячейки от возможности редактирования.

Самые часто используемые инструменты для форматирования ячеек доступны в верхней панели табличного процессора.

Microsoft Excel предоставляет пользователям возможность стилевого форматирования. С его помощью можно оформлять объекты таблицы. Стандартный набор стилей находится во вкладке «Главная», группа «Стили». Готовые решения можно изменять, а также создавать свои собственные стили.

Формат ячейки можно удалять и копировать для другой ячейки. Для удаления достаточно перейти в группу «Редактирование» (вкладка «Главная») и выполнить команду «Очистить форматы». Для применения формата к другим ячейкам используется инструмент «Формат по образцу», который находится на вкладке «Главная» в группе «Буфер обмена».

Форматирование числовых данных

Настройки отображения формата числовых данных позволяют представлять их в наиболее удобном виде. В табличном процессоре предусмотрено несколько вариантов представления данных.

Общий. Установлен в Excel по умолчанию. Используется для отображения чисел в том виде, в котором они были введены.

Числовой. Используется для представления числа в виде десятичной дроби. Если число не содержит дробной части, то оно будет дополнено нулями справа. В случае наличия дробной части, превышающей лимит формата, число автоматически округляется программой.

Денежный. Как и числовой формат, содержит дробную часть, но в конце числа добавляется обозначение заданной денежной единицы.

Дата. Предназначен для отображения в формате «день.месяц.год». Числовые данные такого вида являются натуральными числами. Excel позволяет, например, вычислять количество дней между датами.

Процент. Необходим для представления чисел со знаком процента.

Текстовый. Формат позволяет выполнять над текстовыми данными такие же операции, как и над числовыми.

Для того чтобы произвести форматирование данных в ячейки нужно:

По умолчанию текстовые данные выравниваются по левому краю, а числовые — по правому. При необходимости это можно изменить при помощи соответствующего параметра «Выравнивание».

Изменение размеров строк и столбцов

Часто пользователи сталкиваются с проблемой некорректного отображения данных, введенных в ячейки. Это связано с тем, что стандартного размера строк и столбцов не хватает. Можно корректировать ширину и высоту вручную, однако этот процесс занимает много времени.

В табличном процессоре Excel имеется функция автоматического подбора размера строк и столбцов. Однако данная функция применяется только для ячеек с включенным переносом по словам. Для включения этой функции достаточно вызвать «Формат ячеек», перейти во вкладку «Выравнивание» и установить галочку напротив пункта «Переносить по словам».

Панель координат. Увеличить размерность ячеек в заданном диапазоне можно при помощи панели координат. Для этого нужно:

1. Выделить необходимое количество ячеек. Для удобства можно выбрать первую строку или столбец, зажать кнопку Shift, выбрать последнюю ячейку. Таким образом, будет выделен весь необходимый диапазон.
2. Установить курсор на границе любой выделенной ячейки. Для автоподбора высоты курсор следует установить на панели слева, а для автоподбора ширины — сверху. Указатель должен принять вид стрелки, направленной в две стороны.
3. Дважды нажать левой кнопкой мыши. После этого табличный процессор изменит размер ячейки по содержимому.

Панель инструментов. Для автоматического подбора размера ячейки можно использовать специальный инструмент, находящийся в верхней панеле окна программы. Для того чтобы воспользоваться им нужно:

1. Выделить необходимый диапазон ячеек.
2. Перейти на вкладку «Главная» в верхней панели задач.
3. Выбрать пункт «Формат».
4. В контекстном меню выбрать пункт «Автоподбор высоты строки» или «Автоподбор ширины столбца».

После этого размер ячеек увеличится, а информация, находящаяся в них, будет отображаться полностью.

Объединение ячеек. В некоторых случаях удобно объединять несколько ячеек в одну. Для того чтобы объединить ячейки достаточно выделить необходимый диапазон, перейти в группу «Выравнивание» во вкладке «Главная» и выбрать пункт «Объединить и поместить в центре».

Полученная ячейка будет иметь адрес верхней левой ячейки из объединенных. Выполненную операцию можно отменить таким же способом, как и для объединения.

При вводе названий месяцев или дней недели можно использовать функцию Автозаполнения. Для этого следует заполнить названием первую ячейку, а затем перетянуть мышью в нужном направлении маркер активной ячейки (маленький черный квадрат в правом нижнем углу табличного курсора) (рис. 1.8).

Надстрочный индекс в Excel.

• границ, цвета, типа линий ячеек и т.д.;
• формата числовых данных;
• цвета фона, типа заливки и т.д.;
• шрифта, размера, ориентации текста и др.;
• защиту ячеек и режим скрытия формул.

Вычисления, выполняемые в Excel, обеспечивают более высокую точность, чем это необходимо большинству пользователей. Однако следует знать, что при вычислениях Excel сохраняет только первые 15 значащих цифр от полного значения. Например, если ввести следующее 20-значное число 12345678901234567890, то реально в ячейке будет записано значение 1,23Е+19.