Работа с данными в сводной таблице

Созданная сводная таблица не является статистическим объектом. Ее можно изменять и настраивать, пока она не будет выглядеть так, как нужно. При работе со сводными таблицами очень полезна панель инструментов Сводные таблицы, которая появляется автоматически при активизации рабочего листа, содержащего сводную таблицу.

Сводная таблица, отображаемая на рабочем листе, имеет список полей. Любой элемент можно перетащить в другое место сводной таблицы. Перетаскивая элемент, можно также изменить порядок полей в областях строк и столбцов. Это действие повлияет на порядок вложения полей и может очень сильно изменить внешний вид таблицы.

Из сводной таблицы можно удалить поле, для этого щелкните на элементе поля и перетащите его за пределы сводной таблицы. Кнопка поля будет перечеркнута символом x. Отпустите кнопку мыши, и из таблицы будет исключено выбранное поле.

1. Выбрать команду Данные | Обновить данные.

2. Щелкнуть правой кнопкой мыши на любой ячейке сводной таблицы и выбрать из появившегося контекстного меню команду Обновить данные.

3. Щелкнуть на кнопке Обновить данные , которая расположена на панели инструментов Сводные таблицы.

При создании сводной таблицы предлагается по умолчанию опция автоматического форматирования (чтобы изменить эту установку, необходимо вызвать окно Параметры сводной таблицы с помощью кнопки Параметры в третьем диалоговом окне Мастера сводных таблиц и диаграмм).

А теперь вернемся к нашему примеру и отобразим на экране данные об одном из продавцов. Для этого следует выбрать фамилию продавца в списке Продавец.

Изменение вида сводной таблицы можно выполнить путем перемещения поля данных в новую позицию. Таким образом, в область полей страницы можно поместить несколько полей, содержимое которых будет использоваться в качестве категории при «разбиении» данных на отдельные страницы.

Разместим поле данных Марка под полем Продавец. Во время перемещения поля появляется специальный символ, указывающий на то, что поле данных будет вставлено в область полей.

Если в обоих полях списка выбраны элементы все, в таблице будут представлены значения оборота по дням и годам выпуска. Выбирая соответствующий элемент в списке Марка, можно задать показ данных о продаже определенной марки.

Если вы переместите в область полей страницы и поле Год выпуска, то в таблице будут отображены только данные об объемах продаж по дням и общий итог.

Если в окне Параметры сводной таблицы установлена операция, развертывание разрешено, двойной щелчок в области данных приведет к созданию нового листа с подробной информацией о выбранной ячейке. В нашем примере таковой является информация о продавце, дате продажи, годе выпуска автомобиля и его марке.

После нажатия кнопки ОК в диалоговом окне Отобразить детали после данных будет перемещено из области полей страниц в область полей столбцов. Результатом будет «расшифровка» оборота за день для каждого продавца.

Работа со сводными таблицами позволяет быстро получать отчетность в том или ином разрезе, что может существенно сократить время, затрачиваемое на обработку и анализ экономической информации.

Еще одно немаловажное достоинство сводных таблиц состоит в том, что они могут сопровождаться сводными диаграммами, которые визуально отображают данные таблицы, мгновенно изменяясь при очередных манипуляциях над таблицей.

1. Переместите курсор ячейки в область Названия строк или Названия столбцов сводной таблицы и выберите команду Работа со сводными таблицами→Параметры→Вычисления→Поля, элементы и наборы→Вычисляемый объект.

Как добавить и использовать вычисляемые поля в сводных таблицах Google Таблиц

Модификация источника данных для получения этой информации потребовала бы вставки шестнадцати новых строк, содержащих формулы. Таким образом, в данном примере создание вычисляемых элементов представляет собой значительно более легкую задачу.

Работа со списком полей сводной таблицы

Дополнительные вычисления. Значения также можно выводить в процентах от значения поля. В приведенном ниже примере (Рисунок 7) мы изменили сумму расходов на % от общей суммы.

Рисунок 7 – пример использования дополнительных вычислений

Вы можете настроить такие параметры в диалоговом окне Параметры поля значений на вкладке Дополнительные вычисления(Рисунок 8).

Для отображения значения как результата вычисления и как процента просто перетащите элемент в раздел Значения дважды, а затем настройте параметры Операция и Дополнительные вычисления для каждой из копий.

Рисунок 9 – Инструмент «Обновить» группы «Работа со сводными таблицами»

Для удаления сводной таблицы просто выделите ее и нажмите клавишу DELETE. Это не повлияет на другие данные и сводные таблицы или диаграммы. Если сводная таблица находится на отдельном листе, где больше нет нужных данных, вы можете просто удалить этот лист.

Увидеть полную картину данных непросто, когда они представлены в виде огромной сводной таблицы или большого количества сложных данных, включающих текст и числа с заголовками столбцов, следующим образом (Рисунок 10):

Сводная диаграмма помогает разобраться в этих данных. В ней отображаются не только ряды данных, категории и оси, как в стандартной диаграмме, но и интерактивные элементы управления фильтрацией (Рисунок 11) прямо на диаграмме, позволяя быстро анализировать подмножество ваших данных.

Рисунок 11 – Интерактивные элементы управления сводной диаграммы

Для данных на листе можно создать сводную диаграмму, не создавая предварительно сводную таблицу. Можно даже создать сводную диаграмму, рекомендованную для ваших данных. После этого Excel автоматически создаст связанную сводную таблицу. Для этого необходимо выполнить следующие шаги:

2. На вкладке Вставкав группе Диаграммывыберите Рекомендуемые диаграммы(Рисунок 12).

4. На вкладке Рекомендуемые диаграммы выберите любую диаграмму со значком сводной диаграммы в верхнем углу. В области просмотра отобразится предварительный вид сводной диаграммы (Рисунок 13).

5. Выбрав подходящую сводную диаграмму, нажмите ОК.

ПРИМЕЧАНИЕ: Если вам не удается найти нужную сводную диаграмму, на вкладке Вставка выберите Сводная диаграмма вместо Рекомендуемые диаграммы.

6. В появившейся сводной диаграмме нажмите любой интерактивный элемент управления, а затем выберите необходимые параметры сортировки или фильтрации (Рисунок 14).

Рисунок 14 – параметры фильтрации сводной диаграммы

Чтобы создать сводную диаграмму для существующей сводной таблицы нажмите в любом месте сводной таблицы, чтобы отобразить на ленте раздел «Работа со сводными таблицами» (Рисунок 15).

Рисунок 15 – группа инструментов «Работа со сводными таблицами»

1. Выберите Анализ > Сводная диаграмма(Рисунок 16).

2. В диалоговом окне Вставка диаграммы (Рисунок 17) выберите нужный тип и подтип диаграммы. Вы можете использовать любой тип, кроме точечной, пузырьковой и биржевой диаграммы.

Для отображения значения как результата вычисления и как процента просто перетащите элемент в раздел Значения дважды, а затем настройте параметры Операция и Дополнительные вычисления для каждой из копий.

Как создать сводную таблицу в Excel. 2 способа создания сводной таблицы в Эксель

Как видите, вычисляемые поля помогают сделать ваши сводные таблицы более мощными, поскольку они позволяют настраивать сводки и результаты по своему вкусу. Мы надеемся, что вам понравился этот урок и он оказался полезным.