Обзор CRM в Excel: как работает и кому подходит

Красивая и современная CRM + динамический дашборд в Excel

Введение

Мы подготовили обзорное видео, в котором демонстрируем работу умной, автоматизированной таблицы Excel для контроля бизнес показателей.

Таблица подготовлена под требования руководства и учитывает специфику бизнеса. Пример разработан для малых предприятий, оказывающих ремонтные услуги. Все цифры, номера телефонов, фамилии и имена – вымышленные.

Обзорное видео ниже. Приятного просмотра!

Дашборд в Excel

Для того, чтобы добиться системного роста, необходимо регулярно отслеживать ключевые показатели. Лучше всего с этим справляются дашборды — данные представлены в понятном виде, что существенно облегчает принятие решений.

Наша интерактивная инфопанель позволяет мониторить важные управленческие показатели по годам: отслеживать динамику выручки, мониторить эффективность источников трафика, наблюдать изменение частоты наличных и безналичных платежей, фиксировать статистику по статусу заказа – сколько заказов за год выполнено, сколько отменено, а также сколько работ запланировано в текущем году.

В правой части дашборда представлены различные рейтинги: годовая эффективность менеджеров – на какие суммы ими были осуществлены продажи, топ-5 наиболее прибыльных услуг за год, а также сравнительная таблица – топ-7 мастеров по количеству исполненных заказов.

Кадровый учет и KPI в Excel

Перемещаемся в следующий раздел – кадровый учет и расчет показателей эффективности.

Обратите внимание, как срезы и временные шкалы упрощают фильтрацию данных и позволяют управлять дашбордом.

В центральной части инфопанели представлена основная сводка по сотрудникам за месяц. Список действующих сотрудников, размер оклада, план на месяц. Для мастеров – план устанавливается количеством выполненных заказов, для менеджеров – суммой продаж. Далее фактические показатели за месяц, KPI в % и сумма заработной платы, в зависимости от выполнения плана.

Только представьте, Вам не нужно каждый месяц вести расчеты заработной платы вручную, все расчеты выполняются автоматически и сразу отображаются в наглядном виде.

В правом верхнем углу условия вознаграждения, в зависимости от выполнения плана. Если план не выполнен – премия не полагается, за достижение плана – премия 5 тысяч рублей. За перевыполнение плана – премия в размере 3% от месячной выручки.

Если кликнуть на блок с условиями вознаграждения, то мы попадаем в раздел установки планов на месяц, и условий вознаграждения. Тут мы можем наблюдать историю изменения, вносить коррективы в текущий месяц, и конечно же, устанавливать планы на следующие периоды.

Тут же представлена сумма заработных плат всех сотрудников за месяц и значение чистой прибыли. В примере рассчитывается как выручка за вычетом заработной платы. Конечно, этот блок можно расширить и дополнить подробным учетом ежемесячных расходов – вроде расходов на офис или закупку инструментов.

Ниже представлен блок с напоминаниями о важных событиях в месяце – а именно, о днях рождения сотрудников.

К предыдущему нашему дашборду, мы получали различные комментарии, среди которых были и негодования, о том, что при добавлении новых сотрудников, заказов, необходимо отслеживать множество расчетов и вносить соответствующие изменения. В текущей версии дашборда мы предусмотрели эти нюансы и упростили процесс добавления, удаления и редактирования данных.

Так, чтобы добавить нового сотрудника в штат, не нужно производить его поиск в расчетах, других вкладках. Жмем на кнопку и попадаем в окно, где при заполнении нужных полей и нажатии на кнопку, сотрудник попадает в базу.

База сотрудников редактируемая, а расчеты, связанные с этой базой, обновляются автоматически.

CRM, рассылка из Excel в WhatsApp, визуализация геоданных

Переходим к третьему блоку. Здесь представлена краткая статистика за текущий день.

Такая инфопанель позволяет отслеживать – количество сегодняшних заявок, сколько заявок в работе, сколько завершено, сколько отмененных.

Тут же представлена выручка за день – то есть, если все заявки будут успешно выполнены, то сегодняшняя выручка составит 142 тысячи рублей.

Ниже представлена сводка на день, где отображается краткая информация о заявках: кто клиент, телефон для связи, время исполнения заявки, услуга, мастер, который назначен к заявке, а также столбец «Уведомление».

Справа представлена карта, на которой мы можем отследить территориальное расположение заявок. Перейдем непосредственно к заявкам.

Обратился клиент, переходим в раздел «Оформление заказов».

Здесь нам предстоит заполнить все поля: выбрать менеджера, который занимается оформлением, внести данные о клиенте и указать все сведения о заявке.

Далее мы печатаем бланк с заказом, чтобы отдать его клиенту и кнопкой отправляем заказ в общую базу.

Финальным этапом рассмотрим связь с клиентами по WhatsApp через Excel. Чтобы не искать контакт в WhatsApp и вручную не вбивать всю информацию по заказу, мы автоматизировали этот процесс.

Есть контактные номера. Есть подготовленный шаблон уведомления, который при необходимости можно изменять.

Чтобы запустить рассылку, жмем кнопку «Отправить уведомления в WhatsApp» на вкладке “Сегодня” и наблюдаем за процессом.

Столбец «Уведомление» держит нас в курсе — кого из клиентов мы уже проинформировали, а кого, еще нет. Для кратких уведомлений отлично подходит такой вариант, а для более масштабных — много текста, картинки или видео, можно делать рассылки по почтовым адресам. Это также реализуемо.

Вот такой вариант CRM с элементами аналитической панели и кадрового учета у нас получился в Excel. Конечно, нет ничего идеального и этот вариант можно развивать и дорабатывать, в зависимости от потребностей.

Плюсы реализации CRM с элементами дашборда в Excel

• Мгновенная видимость ключевых показателей, что позволит оперативнее принимать управленческие решения
• Удобное, визуальное представление показателей эффективности
• Автоматическое измерение продуктивности сотрудников
• Экономия времени благодаря полной визуализации данных по сравнению с запуском нескольких отчетов.

Все это настраивается, с помощью известных приёмов: сводные таблицы, формулы массива, именованные диапазоны, условное форматирование, выпадающие списки, формулы и диаграммы.

Самописная CRM vs Автоматизация в Excel

CRM в Excel и Google таблицах — отличное решение для малого бизнеса. На раннем этапе таблицы могут закрыть потребности компании в автоматизации. Но, важно учитывать, что Excel и Google таблицы не разрабатывались как CRM-система, поэтому они, конечно, проигрывают в сравнении со специализированными программами.

1. Excel и Google таблицы более требовательны к исполнителю. Случайное удаление ячеек, формул, невнимательный ввод данных – все это может препятствовать корректной работе, так как таблицы крайне чувствительны к человеческому фактору.
2. Удобство, но не для больших компаний. Когда клиентская база разрастается до 1000 наименований, ориентироваться в таблице становится все сложнее.
3. Безопасность. При большом желании любую защиту в Excel можно взломать (это все, что нужно знать об этом пункте).
4. Помимо перечисленных недостатков, есть ряд функций, которые недоступны CRM в Excel и Google таблицах: интеграции с различными сервисами, продвинутая автоматизация, контроль действий сотрудников и многое другое.

То есть подобные автоматизации в Excel и Google таблицах — это оптимальный вариант для старта (начинающим бизнесам, частным экспертам, небольшому семейному бизнесу), но со временем бизнес из него вырастает. А точнее, вырастает файл, и работа в нем становится неудобной.

В своей работе, мы нередко сталкиваемся с кейсами, когда в целях экономии, привычки, ведение дел в Excel затягивается и работать с подвисающим файлом становится просто невыносимо.

Поэтому, прежде чем заняться автоматизаций своего бизнеса, мы настоятельно рекомендуем оценить масштабы деятельности и в зависимости от этого, подбирать решение.

Заказать CRM систему

Мы занимаемся автоматизацией бизнес-процессов как в Excel и Google таблицах для малого бизнеса, так и более масштабной разработкой полноценных CRM-систем, под запросы конкретного бизнеса.

Для того, чтобы заказать подобный интерактивный дашборд в Excel или разработать CRM систему в Excel или Google таблицах свяжитесь с нами.

Готовы расширяться и идти дальше – закажите разработку индивидуальной CRM, исключительно под Ваши запросы.

Мы на связи, чтобы обсудить все детали и подобрать правильные инструменты для решения Вашей задачи:
WhatsApp: +7 (919) 882-93-67

По умолчанию отчет Аналитики строится по дате создания сделки – в отчете отображаются все сделки, созданные за указанный в настройках отчета период. Вы можете настроить построение отчета Аналитики по дате продажи сделок.

Динамические таблицы в excel — все про Ексель

• Мгновенная видимость ключевых показателей, что позволит оперативнее принимать управленческие решения
• Удобное, визуальное представление показателей эффективности
• Автоматическое измерение продуктивности сотрудников
• Экономия времени благодаря полной визуализации данных по сравнению с запуском нескольких отчетов.

Программа предназначена для обработки отчётов управления по сделкам с ценными бумагами Основные функции программы: Создание новых отчётов управления (за следующий квартал) на основании текущих отчётов Внесение изменений и дополнений в существующие отчёты Формирование сводной таблицы по вкладам для оценки роста, а также коэффициентов ликвидности и версификации вкладов Обработка.

Обработка динамических рядов и прогноз динамики вMs Excel.

ВпрограммеMS Excel имеется целый ряд возможностей углубленной статистической обработки динамических рядов.

В качестве примера создадим в Excel таблицу «Динамика случаев заболеваний с временной утратой трудоспособности» (Рисунок 113).

После запуска Excel введите в ячейку A2 слово: Год и нажмите клавишу [Enter]. В ячейки A3-A9 введите года: 1985..1991.

Чтобы завершить создание таблицы запишите в ячейки B1-G2 названия столбцов, а также введите в ячейки B3-B9 числовые данные.(Рисунок 113)

Рисунок 113. Таблица динамики заболеваемости с временной утратой способности (ЗВУТ)

Заполните пустые столбцы таблицы. В графу «Абсолютный прирост» занесите разность между последующим и предыдущим уровнями. Для этого введите в ячейку С4 формулу: =В4-В3

В графу «Темп роста» заносится отношение (в %) каждого последующего уровня к предыдущему. Для этого введите в ячейку D4 формулу: =В4/В3*100

Заполните графу «Абс.значение 1% прироста». Для этого введите в ячейку F4 формулу: =B3/100

В графу «Показатель наглядности» заносится отношение (в %) каждого уровня к исходному уровню на 1985 г. Для этого введите в ячейку G3 формулу: = В4/$B$3*100. Знак $ включается в формулу, что бы адрес ячейки В3 не изменялся, как обычно при копировании.

Скопируйте формулы из ячеек C3:G3 в ячейки C4:G9 с помощью команды:

Как уже отмечалось, математическое выражение закономерностей динамики данных можно получить с помощью функции экспоненциального сглаживания.

Например: Необходимо провести сглаживание числового ряда, отражающего динамику травматизма за 1982-1993 гг.

Предварительно в таблице MS Excel необходимо разместить исходные данные. (Рисунок 114).

Затем строим линейный график с помощью функции «Добавить диаграмму. На диаграмме, для удобства счета, по оси Х вместо значения года выставляем номер года (1,2,3 и т.д.). Для повышения изобразительности диаграммы по вертикальной оси в качестве точки отсчета выбираем не 0, а 70.

Щелкнув правой кнопкой мыши по линии графика вызываем всплывающее меню, из которого выбираем функцию Добавить линию тренда.

Затем последовательно в открывшейся закладке выбираем Тип линии тренда Линейная (Рисунок 117). Затем, переключив ярлык закладки на Параметры, устанавливаем параметры Прогноз вперед на 1 период, устанавливаем флажки: Показывать уравнение на диаграмме и поместить на диаграмму величину достоверности аппроксимации R2 (Рисунок 118).

Рисунок 119 Диаграмма выравнивания динамического ряда с помощью линейной функции Y=-0,7867х +90,864.

С помощью этого коэффициента можно подбирать функцию наиболее полно аппроксимирующую ту или иную тенденцию. Например, при анализе этих же исходных данных полином 3 степени дает более полную аппроксимацию, соответственно, R 2 будет равен 0,56.

С помощью рассмотренной функции мастера диаграмм можно производить прогнозирование значений Y: в данном случае, когда задавался период прогноза на 1 единицу, на экране изображение диаграммы приводится с отображением точки прогноза (13 по оси Х).

Программа Microsoft Excel удобна для составления таблиц и произведения расчетов. Рабочая область – это множество ячеек, которые можно заполнять данными. Впоследствии – форматировать, использовать для построения графиков, диаграмм, сводных отчетов.

НОУ ИНТУИТ | Лекция | Формирование отчетов

Программа предназначена для сравнения и подстановки значений в таблицах Excel. Если вам надо сравнить 2 таблицы (по одному столбцу, или по нескольким), и для совпадающих строк скопировать значения выбранных столбцов из одной таблицы в другую, надстройка «Lookup» поможет сделать это нажатием одной кнопки. То же самое можно сделать при помощи формулы =ВПР(), но: формулы.

5 способов делать отчеты в Excel профессионально

Сталкиваетесь с необходимостью обрабатывать информацию в Excel? Тогда эта статья именно то, что вам нужно. Мы расскажем, как делать качественные отчеты, которые вызовут восхищенные возгласы коллег и выделят в глазах руководителя.

Сомневаетесь? Тогда сравните эти отчеты. Какой из них вы бы хотели получить на месте руководителя?

5 способов добиться «вау-эффекта»

1. Добавьте наглядности

• Старайтесь располагать данные от большего к меньшему – так информация воспринимается проще.
• Не забывайте разделять разряды в больших числах. Просто сравните: 10 000 000 и 10000000. Будьте лаконичными. Делайте акцент на содержимом таблицы, а не на яркости сетки или цветном фоне.
• Выделяйте шапку и строки/столбцы с итогами.
• Выделяйте отрицательные значения красным, а второстепенные значения — серым. В Excel это можно сделать автоматически с помощью условного форматирования.
• Визуализируйте данные в таблицах. Можно строить гистограммы непосредственно в ячейках при помощи условного форматирования и создавать миниграфики, которые располагаются в одной ячейке (спарклайны).

2. Если можно вставить диаграмму – сделайте это!

Еще в школе нас учили, что информация, представленная визуально, запоминается быстрее и воспринимается проще по сравнению с обычным текстом. Если вам нужно показать взаимосвязь, рост или падение результатов, тренды – используйте графики и диаграммы.

3. Напишите пояснение

Ваш отчет нужно отправить руководителю или заказчику? Представьте себя на его месте – все ли вы поймете из представленного файла?

Если вы хотите, чтобы получатель сказал вам «спасибо», добавьте сопроводительное письмо с комментариями, добавьте туда скриншот диаграмм.

4. Добавьте навигацию

Если ваш отчет занимает более 10 листов, сделайте работу с ним комфортной для читателя. Можно использовать несколько простых приемов:

5. Автоматизируйте обновление регулярных отчетов

Это поможет вам сократить часы, которые можно посвятить профессиональному развитию или решению более приоритетных задач. Позвольте экселю взять на себя часть ваших задач:

• настройте выгрузку всех необходимых данных на один лист в Excel, назовите его «Source»;
• создайте необходимые аналитические таблицы на других листах;
• формулами в эти аналитические таблицы подтяните нужные данные с листа Source;
• сделайте связку Power Point — Excel. Тогда при изменении диаграмм в Excel, в презентации Power Point они будут обновляться автоматически.

Так вы создадите отчёт один раз и сможете быстро обновлять его в последующем, просто добавляя новые данные на лист Source, а все остальные таблицы и диаграммы тут же обновятся.

Эти 5 советов помогут сделать ваши отчеты ценнее благодаря понятности, наглядности и доступности. Самое удивительное, что вы, наверняка, сможете делать их быстрее ваших коллег благодаря автоматизации!

Хотите узнать больше полезных инструментов и «фишек» по работе в Excel? Запишитесь на специальный курс Excel в Ростове-на-Дону: есть курс для новичков и «продвинутых» пользователей.

Подберем подходящий курс уже сегодня: оставьте контакты в форме ниже или позвоните по телефону: (863) 300-10-10. Мы ждем!

Автор: —> Автор: Елена Завальнюк,
старший специалист по кадрам отдел кадрового делопроизводства компании «ГЭНДАЛЬФ»

Обратите внимание: если поле roistat в сделке заполняется вручную (например, для оффлайн-источников), а не автоматически номером визита, то название введенного рекламного канала в таблице отчета отображается в нижнем регистре. Например:

Программы и макросы Excel в категории Создание отчётов

• Старайтесь располагать данные от большего к меньшему – так информация воспринимается проще.
• Не забывайте разделять разряды в больших числах. Просто сравните: 10 000 000 и 10000000. Будьте лаконичными. Делайте акцент на содержимом таблицы, а не на яркости сетки или цветном фоне.
• Выделяйте шапку и строки/столбцы с итогами.
• Выделяйте отрицательные значения красным, а второстепенные значения — серым. В Excel это можно сделать автоматически с помощью условного форматирования.
• Визуализируйте данные в таблицах. Можно строить гистограммы непосредственно в ячейках при помощи условного форматирования и создавать миниграфики, которые располагаются в одной ячейке (спарклайны).

Наша интерактивная инфопанель позволяет мониторить важные управленческие показатели по годам: отслеживать динамику выручки, мониторить эффективность источников трафика, наблюдать изменение частоты наличных и безналичных платежей, фиксировать статистику по статусу заказа – сколько заказов за год выполнено, сколько отменено, а также сколько работ запланировано в текущем году.

Формирование отчетов

Аннотация: Цель лабораторной работы: Получить практические навыки подготовки отчетов в Microsoft Excel и использование стандартных отчетов Team Foundation Server.

Продолжительность лабораторной работы — 2 академических часа.

Подключение к источнику данных в Microsoft Excel

Программа Excel позволяет создавать отчеты из OLAP-куба Team Foundation Server . Ключевым преимуществом отчетов Excel является простота использования сводной таблицы и подключения к кубу для генерации отчетов.

Для создания отчета откройте Microsoft Excel ( рис. 24.1), выберите на ленте вкладку Данные (1) и щелкните на кнопке Из других источников (2).

Из выпадающего списка меню выберите Из служб аналитики ( рис. 24.2).

На первой странице мастера подключения данных укажите сервер баз данных и учётные данные для входа ( рис. 24.3). На рис. 24.3 указан сервер баз данных 406-tfs. При выполнении лабораторной работы имя сервера баз данных необходимо узнать у администратора сети и баз данных.

На странице Выбор базы данных и таблиц ( рис. 24.4) выберите базу данных Tfs_Analysis (1), которая содержит куб и список таблиц (перспектив) для анализа данных. Для проведения анализа рабочих элементов командного проекта выберите таблицу Work Item — Рабочие элементы (2) и нажмите кнопку Далее.

На следующей странице мастера ( рис. 24.5) нажмите кнопку Готово для сохранения файла подключения данных.

В диалоговом окне Импорт данных ( рис. 24.6) отметьте переключатель Отчет сводной таблицы.

Формирование отчета в Microsoft Excel

На рис. 24.8 приведена табличная форма сформированного отчета, а на рис. 24.9 и рис. 24.10 диаграммы отчетов.

Для фильтра можно установить конкретное значение . При задании значения фильтра для элемента Рабочий элемент.Тип = Пользавательские описания функциональности диаграмма будет иметь вид, приведенный на рис. 24.12. При задании значения фильтра для элемента Рабочий элемент.Тип = Задача диаграмма будет иметь вид, приведенный а на рис. 24.13.

Сформированные отчеты можно сохранить, использовать в процессе создания программного продукта, а также модифицировать при необходимости.

Обратите внимание: если поле roistat в сделке заполняется вручную (например, для оффлайн-источников), а не автоматически номером визита, то название введенного рекламного канала в таблице отчета отображается в нижнем регистре. Например:

Отчет в Excel │5 советов, не вошедших в курс

В центральной части инфопанели представлена основная сводка по сотрудникам за месяц. Список действующих сотрудников, размер оклада, план на месяц. Для мастеров – план устанавливается количеством выполненных заказов, для менеджеров – суммой продаж. Далее фактические показатели за месяц, KPI в % и сумма заработной платы, в зависимости от выполнения плана.