Управление данными в Excel с помощью баз данных, таблиц, записей и полей

Excel не обладает возможностями управления данными программ реляционных баз данных, таких как SQL Server и Microsoft Access. Однако он может служить простой базой данных, которая отвечает требованиям управления данными.

В Excel данные организованы с использованием строк и столбцов на рабочем листе. Функция таблицы позволяет легко вводить, редактировать и манипулировать данными.

Эти инструкции относятся к версиям Excel 2019, 2016, 2013, 2010 и Excel для Office 365.

Термины базы данных: записи и поля

База данных представляет собой набор связанной информации, хранящейся в одном или нескольких компьютерных файлах. Часто данные организованы в таблицы таким образом, чтобы их можно было легко обновлять, сортировать, исправлять и фильтровать.

Простая база данных, такая как Excel, содержит всю информацию об одном предмете в одной таблице. Реляционные базы данных, с другой стороны, состоят из множества таблиц, каждая из которых содержит информацию о разных, но связанных темах.

документация

В терминологии базы данных запись содержит всю информацию или данные об одном конкретном объекте в базе данных. В Excel каждая ячейка на рабочем листе содержит один элемент информации или значения.

Каждый элемент информации в записи базы данных, такой как номер телефона или номер улицы, называется полем . В Excel отдельные ячейки рабочего листа служат полями, поскольку каждая ячейка может содержать один фрагмент информации об объекте.

Имена полей

Крайне важно организовать базу данных, чтобы вы могли сортировать или фильтровать данные для поиска конкретной информации. Добавление заголовков столбцов, известных как имена полей, облегчает ввод данных в том же порядке для каждой записи.

Пример базы данных

На изображении выше у каждого учащегося есть отдельная строка в таблице, которая содержит всю доступную информацию о них.

Каждая ячейка в строке – это поле, содержащее один фрагмент информации. Имена полей в строке заголовка помогают обеспечить упорядоченность данных, сохраняя все данные по определенной теме, например по имени или возрасту, в одном столбце для всех учащихся.

Инструменты управления данными Excel

Кроме того, у Microsoft есть несколько инструментов обработки данных, которые облегчают работу с огромными объемами данных, хранящихся в таблицах Excel, и помогают поддерживать их в хорошем состоянии.

Использование формы для записей

Одним из таких инструментов является форма данных. Вы можете использовать его для поиска, редактирования, ввода или удаления записей в таблицах, содержащих до 32 полей или столбцов.

Форма по умолчанию включает в себя список имен полей в том порядке, в котором они расположены в таблице, чтобы гарантировать, что пользователи вводят записи правильно. Рядом с каждым именем поля находится текстовое поле для ввода или редактирования отдельных полей данных.

Хотя возможно создание пользовательских форм, создание и использование формы по умолчанию часто это все, что нужно.

Удалить дубликаты данных

Общей проблемой всех баз данных являются ошибки данных. В дополнение к простым орфографическим ошибкам или пропущенным полям данных могут возникнуть проблемы с дублирующимися записями данных по мере увеличения размера таблицы данных.

Другой инструмент данных Excel можно использовать для удаления этих дублирующих записей – точных или частичных дубликатов.

Сортировка данных в Excel

Сортировка означает реорганизацию данных в соответствии с определенным свойством, например, сортировка таблицы в алфавитном порядке по фамилиям или в хронологическом порядке от самой старой до самой младшей.

Параметры сортировки Excel включают сортировку по одному или нескольким полям, пользовательскую сортировку, например по дате или времени, и сортировку по строкам, что позволяет переупорядочивать поля в таблице.

Формулы, применяемые для создания вычисляемых полей и элементов, не являются стандартными формулами Excel. Другими словами, эти формулы не вводятся в ячейки — для их ввода используется специальное диалоговое окно. Эти формулы хранятся вместе с другими данными сводной таблицы.

Как отображать используемые поля в сводной таблице в Excel

Сортировка означает реорганизацию данных в соответствии с определенным свойством, например, сортировка таблицы в алфавитном порядке по фамилиям или в хронологическом порядке от самой старой до самой младшей.