Как Включить Проверку Данных в Excel • Дополнительные сведения

Как строить выпадающие списки в Excel

cover.excellist-5f884d7fd9eec814341887.jpg

Выпадающий список — это диапазон подготовленных заранее значений, который раскрывается в ячейке для выбора. Это удобно: вводить с клавиатуры ничего не нужно, и есть возможность запретить ввод значений, которые не соответствуют перечисленным в списке.

Есть много способов, чтобы создавать выпадающие списки в Excel. Рассмотрим некоторые вместе с аналитиком Laba Александром Галабурдой.

Как работает выпадающий список в Excel

Предположим, у нас есть настроенная таблица с выпадающими списками. Если выделить ячейку в столбце, в правом углу ячейки появится стрелка вниз. Нажав на нее, раскроется список значений для выбора.

Как Включить Проверку Данных в Excel • Дополнительные сведения

Чтобы создать такой выпадающий список, перейдите в раздел «Данные» на панели инструментов, в группе «Работа с данными» выберите пункт «Проверка данных».

Как Включить Проверку Данных в Excel • Дополнительные сведения

Как Включить Проверку Данных в Excel • Дополнительные сведения

#1. Параметры

Здесь задаются основные параметры выпадающего списка в Excel:

  • Тип данных. Можно выбрать тип данных, который будет содержать список: диапазон целых или действительных чисел, текстовые выражения, даты и время. Можно задать ограничения по длине текста и различные формулы.
  • Игнорировать пустые значения — данный пункт означает, что Excel не будет проверять на правильность ячейки, в которых содержатся пустые значения.
  • Список допустимых значений. Этот флажок отображается только в том случае, если выбран тип данных «Список». Если убрать флажок, в ячейке будет происходить проверка на соответствие значений списку, но раскрывающее поле с выпадающими значениями будет отсутствовать.
  • Значение. Работает только с теми типами данных, в которых можно задать ограничения по числам или датам.
  • Источник. Здесь перечисляются значения для проверки данных или задается формула.
  • Распространить изменения на другие ячейки с тем же условием. Excel здесь находит все ячейки в книге, которые ссылаются на идентичное по свойствам условие и изменяет их согласно новых параметров. В случае, если флажок не будет установлен, условие будет изменено только для выделенных ячеек в таблице.
  • Очистить все — удаляет установленную проверку данных с выделенных ячеек.

#2. Подсказка по вводу

В этой вкладке можно настроить всплывающую подсказку, которая будет высвечиваться при выделении ячейки со списком значений.

Как Включить Проверку Данных в Excel • Дополнительные сведения

#3. Сообщение об ошибке

В этой вкладке можно настроить сценарий действий для Excel, если пользователь попытается ввести значение, которого нет в выпадающем списке.

Примеры выпадающих списков в Excel

#1. Стандартный

Выделяем ячейку (диапазон ячеек), где должен всплывать выпадающий список (в нашем примере это вкладка «Проект», диапазон ячеек A2:A25), переходим в раздел «Проверка данных» (описано выше), выбираем тип данных «Список», в поле «Источник» вставляем диапазон с источника.

Если вам нужно ввести подсказки и настроить вывод сообщения об ошибке, переходим в соответствующие разделы и прописываем необходимые свойства. Затем нажимаем «ОК».

Как Включить Проверку Данных в Excel • Дополнительные сведения

Как видим, при выделении ячейки в диапазоне A2:A25 во вкладке «Проект», у нас появился список значений.

#2. Список с подстановкой данных

Использовать списки с четким набором значений неудобно, если исходные списки нужно пополнять новыми значениями. В таких случаях лучше использовать формулы или именованные диапазоны. Это исключит необходимость каждый раз изменять условие проверки данных.

Допустим нам нужно добавить еще 3 товара: свекла, лук репчатый и мандарин. Если мы введем значения в источник с данными, в выпадающем списке новые значения так и не отобразятся.

Как Включить Проверку Данных в Excel • Дополнительные сведения

Как Включить Проверку Данных в Excel • Дополнительные сведения

Настроим проверку данных иначе. Для автодополнения списков рассмотрим 2 варианта:

#1. Умная таблица. Выделяем диапазон с источником, переходим во вкладку на панели инструментов «Главная», раздел «Стили», раскрываем меню «Форматировать как таблицу» и выбираем понравившийся стиль умной таблицы Excel.

Подробнее о том, что такое «Умные таблицы» и как с ними работать — на наших курсах.

Назовем ее «Товары», для этого выделяем любую ячейку в диапазоне таблицы, в правом верхнем углу появляется вкладка «Конструктор таблиц», переходим, в разделе «Свойства» прописываем имя таблицы. Оно не должно содержать пробелы и знаки препинания.

Как Включить Проверку Данных в Excel • Дополнительные сведения

Чтобы выпадающий список в Excel стал динамическим, выделяем любую из ячеек, где он находится, переходим в раздел «Проверка данных». Нам подтянется текущее условие проверки.

В строке с источником прописываем ссылку на столбец таблицы с использованием функции ДВССЫЛ: =ДВССЫЛ(«Товары[Товар]»). Далее отмечаем «Распространить изменения на другие ячейки с тем же условием», и нажимаем «ОК».

Как Включить Проверку Данных в Excel • Дополнительные сведения

Теперь, при добавлении значений в умную таблицу, выпадающий список в Excel будет автоматически пополняться.

#2. Диспетчер имен. Этот способ аналогичный предыдущему, только с тем отличием, что имя будет присвоено диапазону без преобразования его в умную таблицу.

Имя диапазона так же, как и в умной таблице, не должно содержать пробелы и знаки препинания. Выделяем диапазон ячеек с запасом пустых строк. Например, в нашем случае, мы понимаем, что в списке больше 25 значений содержаться не будет. Переходим во вкладку «Формулы», раздел «Определенные имена», меню «Диспетчер имен», нажимаем «Создать».

Как Включить Проверку Данных в Excel • Дополнительные сведения

Называем будущий список, при необходимости корректируем диапазон значений.

Как Включить Проверку Данных в Excel • Дополнительные сведения

Возвращаемся на лист «Проект», выделяем ячейку, в которой должен быть выпадающий список, переходим в меню «Проверка данных» и в поле Источник ссылаемся на созданный диапазон, нажимаем «ОК».

Как Включить Проверку Данных в Excel • Дополнительные сведения

Общие рекомендации

  • Присваивайте источникам с данными имена. Это позволит пополнять списки новыми данными без изменения формулы в проверке данных.
  • Если в вашем отчете содержится несколько списков, выносите источники на отдельный лист. Это практично и не загромождает главную страницу отчета лишними данными.
  • Сортируйте список по удобному для вас параметру — в больших массивах это позволит быстро найти нужную позицию.
  • Не дублируйте в источниках значения выпадающего списка, иначе у вас будет несколько одинаковых значений.
  • По умолчанию в выпадающем списке отображается всего 8 первых значений. Если нужно отобразить больше или реализовать функцию быстрого поиска, используйте элементы управления VBA или ActiveX.

Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!

Знайка, самый умный эксперт в Цветочном городе
Мнение эксперта
Знайка, самый умный эксперт в Цветочном городе
Если у вас есть вопросы, задавайте их мне!
Задать вопрос эксперту
Инструмент Гистограмма применяется для вычисления выборочных и интегральных частот попадания данных в указанные интервалы значений. Если же вы хотите что-то уточнить, я с радостью помогу!
С помощью этого инструмента вычисляется значение f F-статистики (или F-коэффициент). Значение f, близкое к 1, показывает, что дисперсии генеральной совокупности равны. В таблице результатов, если f 1, «P(F
Анализ данных в excel 8

Как включить анализ данных в Excel: рабочая инструкция — Ваша компьютерная помощь

  • Тип данных. Можно выбрать тип данных, который будет содержать список: диапазон целых или действительных чисел, текстовые выражения, даты и время. Можно задать ограничения по длине текста и различные формулы.
  • Игнорировать пустые значения — данный пункт означает, что Excel не будет проверять на правильность ячейки, в которых содержатся пустые значения.
  • Список допустимых значений. Этот флажок отображается только в том случае, если выбран тип данных «Список». Если убрать флажок, в ячейке будет происходить проверка на соответствие значений списку, но раскрывающее поле с выпадающими значениями будет отсутствовать.
  • Значение. Работает только с теми типами данных, в которых можно задать ограничения по числам или датам.
  • Источник. Здесь перечисляются значения для проверки данных или задается формула.
  • Распространить изменения на другие ячейки с тем же условием. Excel здесь находит все ячейки в книге, которые ссылаются на идентичное по свойствам условие и изменяет их согласно новых параметров. В случае, если флажок не будет установлен, условие будет изменено только для выделенных ячеек в таблице.
  • Очистить все — удаляет установленную проверку данных с выделенных ячеек.

Важно: для корректной работы этого способа, данные в столбце с городом должны быть отсортированы от А до Я, или от Я до А. Подробнее о том, как в данном случае работает функция СМЕЩ читайте выше в примере с Excel.

Оставить отзыв

Публикуя свою персональную информацию в открытом доступе на нашем сайте вы, даете согласие на обработку персональных данных и самостоятельно несете ответственность за содержание высказываний, мнений и предоставляемых данных. Мы никак не используем, не продаем и не передаем ваши данные третьим лицам.