Удобный список продаж и отчеты в Excel -2003. Часть 1. База работ.

Но как не запутаться во всем этом. Очень многих пугают большие таблицы и большие объемы данных. Не бойтесь, я с вами 🙂 в версии 2003 Excel 65 536 строчек вниз, мы их все укротим и заставим служить себе на благо. Если вам пока хватает их для ведения своих дел – значит, это ваша статья. Если нет… об этом будет отдельный разговор.

1. Нужен список выставленных позиций;
2. Хочется видеть, что уже продано, а что в резерве;
3. Обязательна сортировка по коллекциям, по категориям, по любой вашей индивидуальной аналитике (особенно актуально для больших объемов);
4. Ближайшие заказы и приблизительные планы;
5. Все это должно быть наглядно видно;
6. Из имеющихся данных должны получаться любые отчеты, которые вам нужны сейчас;
7. Если есть несколько магазинов, хочется иметь все в одном месте, и смотреть общую статистику;
8. и самое наверно ВАЖНОЕ: все это не должно отнимать много времени и просто обязано быть простым в эксплуатации.

Предлагаю свой вариант файла Excel версии 2003 года, удовлетворяющий этим требованиям. Это шаблон, данные в нем условны.

Во избежание повторений не буду объяснять основы создания таблиц – как написать текст, или как отформатировать шрифт. Если что-то нужно будет пояснить – пишите в комментариях, с удовольствием объясню.

Основы создания таблиц можно посмотреть в публикации Нуждаевой Ирины «Каталог Ваших изделий? Запросто»

Первое, что надо сделать – определить списки ваших аналитик, а именно в нашем случае:

1. Список коллекций
2. Список категорий
3. Список магазинов
4. Список статусов позиций – это очень важно! Это те слова, по которым Вы будете понимать, что с позицией. У меня это обычно слова «отправлено» (аналог «продано»), «резерв», «выставлено», «оплачено», «выполняется», «план». Можно и другие формулировки, главное чтобы их было не много. По опыту – 6 штук – максимум.

Открываем Excel и забиваем эти списки в строчки в разных местах. Я немного сразу форматирую для удобства – ширина столбца, жирный шрифт заголовка. Вот так:

Теперь каждому списку присваиваем имя: выделяем его мышкой, в меню «Вставка-Имя-Присвоить».

Присваиваем каждому списку (не одной ячейке, а именно списку) имя согласно названию – коллекция, категория, магазин, статус.

Хитрость: это можно сделать быстрее в этом вот поле: просто щелкнуть на него и вписать нужное имя. Но не у всех панели одинаковые.

Самый наш главный лист – это база данных позиций. Открываем пустой лист и начинаем вписывать заголовки столбцов.

1. №
2. Дата выставки
3. Месяц выставки
4. Год выставки
5. Наименование уникальное
6. Коллекция
7. Категория
8. Материал (если нужна аналитика, например, по материалу – бисер, дерево, латунь)
9. Магазин (для тех, у кого их несколько)
10. Аналитика1 (если ещё что-то хочется смотреть по позициям – например, это может быть «Заказ» — да или нет)
11. Сумма (или цена за 1 — если есть партии)
12. Количество (если есть партии)
13. Итого (если у вас уникальные товары, то только этот столбец)
14. Покупатель
15. Статус

В ней мы ведем весь наш учет, от сумм до планов и продаж, и все отчеты создаются на основе этой базы. Не бойтесь, не все придется заполнять руками.

Обратите внимание, в этом листе я не веду расчет себестоимости, как в мастер-классе выше. При желании все эти столбцы можно добавить дополнительно.

Все даты (2 штуки) – как «дату». Я выбираю обычно вид 14.03.2001, но может кому как по другому нравится.

Сумму и Итого – как финансовый без обозначения с числом десятичных знаков 0 (если работаете без копеек ; )

Здесь же я вставляю номера путем протяжки по порядку — на столько позиций, сколько нужно.

2. Вставляем формулы: для автоматического расчета месяца и года выставления и продажи.

Если как у меня в примере месяц и год получаются в формате даты – делаем для них формат ячеек — «общий».

3. Теперь интересное. Сделаем так, чтобы в ячейках можно было выбрать из списка то, что мы писали в первом листе.

Встаем на нужную ячейку где нужен список, строка 2 столбец «Коллекция» – в меню Данные – Проверка. И в параметрах выбираем: «Список», а источник – «=имя нашего списка», в данном случае – коллекция – так, как мы его назвали на первом листе.

Что получаем – выпадающий список наших коллекций. Мега удобно, и ничего лишнего случайно вбить нельзя.

Аналогично делаем для Категории, Магазина и Статуса.

Я хочу, чтобы те позиции, которые отправлены (т.е. с ними все в порядке), были закрашены в таблице серым цветом. Те, которые выставлены в продаже пусть будут зеленые. Резерв и оплачено должны быть красным – за ними нужно особенно проследить. А те, которые выполняются или в плане – пусть будут желтые.

Для этого: красим весь список в зеленый цвет. Заодно можно сделать и границу – это делается с помощью кнопок на верхней панели.

Теперь выделяем строку №2 – все столбцы от № до статуса.

Выбираем слева: «формула» (там есть ещё «значение», но нам не надо). В правом поле пишем «равно», щелкаем на ячейку во второй строчке «Статус» — она у нас R2, опять пишем «равно» и в кавычках «отправлено».

Щелкаем «формат» справа, выбираем «Вид» и цвет ячейки: для отправленных – серый, как мы решили. Жмем «ок».

Теперь добавляем ещё 2 условия с помощью кнопки «а также».

Для множественных значений используйте формулу «ИЛИ». Не забудьте убрать везде лишний доллар перед номером строки.

Волшебство: теперь, когда в поле «статус» Вы выберете один из этих статусов, строка таблицы покрасится в тот цвет, который вы указали в условном форматировании. Вы не пропустите «резерв» или «оплачено» потому, что он затеряется – он будет бросаться в глаза своим ярким цветом.

5. Теперь форматируем все строчки списка таким же образом. Выделяем строку (щелкаем на её номер слева) и нажимаем волшебную кнопку «формат по образцу».

Выделяем все строчки нашего списка. Теперь все они имеют тот же формат, что и первая строка (строка №2 в нашем примере).

6. Скопируем все формулы в наши форматированные строчки. Я просто выделяю все, начиная от «месяца выст» до «статуса» и копирую – пока все пусто. Что попалось из тестовых данных, удаляю.

7. Чтобы «лишние» поля нам не мешали, скроем их. Только надо будет следить, чтобы в них всегда были формулы. Если добавляете новые строки, просто нужно их скопировать туда протяжкой либо просто копи-паст.

Выделяем столбцы, которые нужно иногда скрывать, в меню Данные – Группа и структура – Группировать. При нажатии на плюсик или минусик столбцы будут соответственно появляться или исчезать.

8. Включите сразу Автофильтр — встать на любую ячейку нашей таблицы и в меню Данные — Фильтр — Автофильтр. С ним будет удобнее. Вот так:

Подготовка шаблона завершена. Можно начать его заполнение.

1. Для добавления строчек используйте «добавить ячейки», вставая на последнюю строчку ОКРАШЕННОЙ таблицы. Таким образом, Вы будете копировать нужные фильтры. Сразу не очень удобно, но быстро привыкаешь.

Добавляя строки, нумерация снизу будет сдвигаться. Это хорошо, потому что держит в тонусе и помогает контролировать правильное добавление строк. Главное – чтобы при вставке строк сохранялся цвет заливки – в нашем случае зеленый. Не забывайте копировать формулы для месяца и года, а также в «Итого».

Там подробно описано про автофильтры и формулы, правда более новой версии Excel, там функций немного больше.

Ответ прост: вставка фотографий существенно увеличит размер Вашего файла, тем самым повысив риски его «повисания» и повреждения. Гораздо удобнее работать с цифрами и текстом, а при необходимости открывать картинку и смотреть, что это за позиция. Тем более, что это актуальнее для магазинов с большими оборотами и похожими изделиями, например, для ювелирной фурнитуры.

Можно добавить столбец для фотографий, куда вставлять ссылку на картинку на компьютере через «Вставка – Гиперссылка – Файл». Она будет открываться в новом окне.

4. Внимание! Переносить информацию копированием из старых файлов не получится – собьется форматирование. Если такое понадобится – пишите, есть специальная не сложная функция, которую я тоже могу осветить.

Цвет строки получается автоматически — при изменении статуса.

Уже сейчас нажимая стрелочку справа в названии столбцов — автофильтр, можно выбирать позиции по всем параметрам – по категориям, магазину, по статусу — что в резерве, что надо отправить и проч.

Можно использовать не один фильтр: как в примере — по брошам и скажем, по статусу и по магазину. Будут показываться только те строки, для которых это верно.

Хитрость: если при фильтрах (да и вообще) выделить столбец с любыми числами — по умолчанию внизу справа будет показываться их сумма. В примере выделен столбец «Сумма» и внизу показывается вся сумма по категории «Броши».

Вот и создана наша база для будущих отчетов. В следующей публикации я покажу, как создавать на её основе нужные нам формы отчетов более сложных, чем по автофильтру — с помощью сводной таблицы.

Надеюсь, Вам было интересно и Вы узнали что-то новенькое для себя! Это моя первая публикация, и я буду рада любым комментариям.

Когда вы начнете использовать возможности Excel, вы откроете для себя новое понимание своего бизнеса и сэкономите время и нервы. Если вы не готовы перейти к полноценному пакету программного обеспечения для бухгалтерского учета или выездного обслуживания , загрузите свои электронные таблицы с помощью этих простых в использовании шаблонов Excel.

4 бесплатных шаблона Excel для малого бизнеса для выездного обслуживания

1. Список коллекций
2. Список категорий
3. Список магазинов
4. Список статусов позиций – это очень важно! Это те слова, по которым Вы будете понимать, что с позицией. У меня это обычно слова «отправлено» (аналог «продано»), «резерв», «выставлено», «оплачено», «выполняется», «план». Можно и другие формулировки, главное чтобы их было не много. По опыту – 6 штук – максимум.

Учитывайте важный момент: у каждого кладовщика или продавца есть свой собственный документ. В этом ключе важно правильно организовать связь между ответственными лицами, чтобы ничего не потерялось по дороге.

Как вести базу клиентов: практические рекомендации

Как вести базу клиентов, а главное, какие инструменты для этого использовать, знают не все. Кто-то до сих пор доверяет важную информацию только бумажным носителям и делает записи в большом потрепанном журнале. Такой способ ведения клиентской базы на сегодняшний день является наименее эффективным.

Более прогрессивные варианты – использование CRM, Excel и других программных продуктов. Каждый из этих подходов имеет свои преимущества и недостатки и предпочтителен для конкретного вида бизнеса. О том, как правильно выбрать ПО и что еще необходимо знать для эффективного управления данными клиентов, вы узнаете из нашего материала.

Выгоды ведения базы клиентов

Еще один плюс ведения клиентской базы – возможность проводить на ее основе маркетинговые исследования и устраивать различные акции. Анализ собранных данных позволит делать клиентам адресные предложения.

Где и как вести базу клиентов, не так важно. Ее можно организовать в любом виде, но нужно помнить о трех моментах: какие данные вы должны собирать, как вы будете это делать и как вы будете потом распоряжаться полученной информацией.

Простой способ ведения базы клиентов путем структурирования данных

Организацию клиентской базы можно условно разделить на несколько позиций:

• Контактные данные: название фирмы, адрес, телефон, e-mail, режим рабочего дня;
• Личные данные: ФИО руководства фирмы или отделов компании с указанием должности, а также все их доступные телефоны, включая личные и мобильные;
• Время суток, наиболее подходящее для звонка руководителю или специалисту фирмы-клиента либо частному клиенту;
• Вид связи: предпочитает клиент общаться по телефону, через e-mail или по одному из мессенджеров.

Этот раздел должен иметь правильную категоризацию всех клиентов.

Первый тип категоризации — ориентируется на структуру воронки продаж. Степень лояльности клиентов и заказчиков к вашей компании станет основой для их ранжирования. Надо только выбрать наиболее удобный способ. Разберем на примере, как это должно выглядеть.

Обозначим уровень интереса клиента к услугам или товарам нашей организации определенным цветом или сочетанием цветов.

• Белый — обычный потребитель, занесенный в клиентскую базу.
• Серый — компании, в которых некому принимать решение.
• Зеленый — предполагаемые клиенты, которые согласились ознакомиться с коммерческим предложением.
• Желтый — лица, готовые получать вашу рекламную рассылку.
• Зелено-золотой — клиенты, запрашивавшие информацию о ваших товарах или услугах.
• Золотой — те, кто однократно прибег к вашим услугам или единожды купил товар.
• Платиновый — лица, сделавшие больше трех заказов в вашей фирме.
• Красно-зеленый — клиенты, отказавшиеся даже рассмотреть ваше коммерческое предложение.
• Красно-золотой — лица, оформившие порядка трех заказов, но по неизвестной причине переставшие сотрудничать.
• Красно-платиновый — клиенты, которые почему-то прекратили обращаться к вашей компании за услугами или товарами после продолжительного сотрудничества.

Благодаря такой структуре клиентской базы можно легко отследить воронку продаж.

Например, анализируя данные клиентов, попавших в красный спектр, менеджеры увидят основные причины, по которым ваша компания теряет клиентов. Это поможет им построить работу так, чтобы ликвидировать существующие проблемы.

Второй тип категоризации — это распределение клиентов в привязке к месту жительства: региона, города, улицы и т.д., в зависимости от территории, охваченной деятельностью компании, и поставленных задач.

Третий тип категоризации — это систематизация клиентов по роду их деятельности. Такое разделение поможет коммерческой организации понять, в каких сферах ее услуги или товары наиболее востребованы. При последующем развитии весь упор можно сделать на те сегменты, в которых спрос будет максимальным.

Это примерный образец категоризации клиентской базы данных. Каждая компания может провести эту работу по другим, более информативным критериям.

Этот раздел для сбора информации о том, как продвигается работа с клиентом:

• на каком этапе обработки в настоящее время находится его текущий заказ;
• местонахождение заказанного товара;
• каким образом клиент рассчитывается за оказанные ему услуги или проданный товар;
• как часто обращается к вам данный покупатель – разовое посещение, редкие визиты или это ваш постоянный клиент;
• что клиент предпочитает у вас покупать, в каком объеме, какие цвета выбирает чаще всего.

Это раздел, связанный скорее с личными взаимоотношениями с клиентом. На первый взгляд данная информация никак не относится к бизнесу, но ее значение трудно переоценить.

Сюда заносятся, к примеру, данные о дне рождения руководителя или ответственного специалиста компании-клиента, информация о других памятных датах, увлечениях, хобби.

В клиентской базе подобная информация обязательно сопровождается комментариями «Позвонить», «Поздравить» и пр.

Полезные материалы для
увеличения продаж с
вашего сайта!

Много компаний ушло в онлайн и конкуренция значительно выросла. Так как бюджеты у всех ограничены, сейчас особенно важно, чтобы больше посетителей сайта покупали и оставляли заявки, а не уходили к конкурентам.

Поэтому мы подготовили конкретные инструкции, внедрив которые, вы увеличите количество заявок с сайта более чем 2 раза без увеличения бюджетов на рекламу!

Основатель агентства
интернет-маркетинга TFA,
автор курса “Взлом конверсии”

5 случаев, когда цену на сайте указывать необходимо Когда и как указывать цену, чтобы не отпугнуть потенциального клиента

10 источников клиентов для новичков Как быстро получить первых клиентов без крупных вложений

11 блоков, формирующих доверие Конкретные примеры: как привлечь клиента не за счет низкой цены

План создания лид-магнита с конверсией 69% Чек-лист с примерами по выбору и оформлению продающего лид-магнита

3 инструмента для эффективного ведения базы клиентов

Существуют разные способы того, как и где лучше вести базу клиентов. Собранные данные менеджер может регулярно записывать в свой рабочий блокнот. Но более современным и удобным способом хранения информации станет установка на компьютер соответствующей программы или хотя бы редактора.

Это прикладное программное обеспечение, которое отлично справляется с заполнением и ведением клиентской базы. Особенно эффективно работают CRM-системы, встроенные в современные программы розничной торговли с использованием онлайн-касс. Благодаря этим приложениям становится возможным:

• заполнять базу данных информацией о контактах клиентов и историей взаимодействия с ними;
• контролировать работу продавцов и консультантов в удаленном режиме;
• собирать аналитику по продажам, получая категорированные данные – по ведущим специалистам, конкретным рабочим сменам и т.п.
• наблюдать за результатами работы отдела маркетинга в плане эффективности;
• сопровождать весь процесс продажи – от получения заказа до оплаты товара, что очень удобно и позволяет работать такой системе даже в небольших торговых точках;
• выстраивать воронки продаж;
• задавать план работы каждому сотруднику, а затем контролировать исполнение;
• отслеживать конверсию;
• проводить рекламные рассылки и обзвоны клиентов с использованием данных программы.

Установка CRM-системы и создание клиентской базы – отличный стимул для магазина или любой другой торговой точки приобрести онлайн-кассу и программное обеспечение к ней.

База данных клиентов – это основа для разработки отделом маркетинга прибыльных стратегий для дальнейшего развития вашего магазина. Ведь CRM-система ориентирована на клиента, поэтому качество его обслуживания будет только улучшаться.

Программное обеспечение для ведения базы клиентов может отличаться какими-то функциями, поэтому выбирайте систему, исходя из потребностей вашего магазина.

Электронные таблицы Excel – это один из наиболее удобных инструментов, к тому же совершенно бесплатный. Использование формул помогает менеджеру проводить необходимые вычисления в процессе занесения данных, что заметно упрощает работу.

Сегодня в Интернете можно найти различные шаблоны под клиентские базы, составленные на основе таблиц Excel. В них можно хранить данные о клиентах, товарах, прайс-листы и т.п. Менеджеру надо просто их заполнить реальной информацией.

Выгода разработки клиентской базы с использованием электронных таблиц очевидна. Но следует учитывать, что Excel, при всем своем удобстве, имеет ряд серьезных минусов.

• Таблицами неудобно пользоваться нескольким сотрудникам одновременно.
• Нет защиты от потери информации.
• Невозможно собирать статистику и проводить аудиторскую проверку.
• Данные легко скопировать, чем может воспользоваться недобросовестный сотрудник для передачи базы конкурентам.

Работать с такой базой может как один пользователь, так и несколько, либо она будет подключена к SQL-серверу. Из недостатков можно отметить потерю данных при сбоях в локальной сети, нарушения могут возникнуть и в том случае, если сотрудники пользуются разными версиями программы.

Независимо от того, по какому принципу была создана и ведется база клиентов, следует знать три основных момента: какие данные надо собирать, как это делать и как потом использовать полученную информацию.

Практические рекомендации по ведению базы клиентов

17 источников клиентов на маркетинг, 6 из которых бесплатные

Одной из самых популярной проблем, с которой сталкиваются начинающие специалисты в маркетинге, это как найти себе адекватных клиентов в достаточном количестве:

Этап 1. Как найти первых клиентов на свои услуги
На курсе Взлом Конверсии мы разбираем этот ключевой вопрос в первом модуле, так как каждый участник проходит обучение на собственном проекте, и более половины окупают курс до его окончания.

Для этого мы подготовили список площадок, из которых можно привлечь клиентов, кроме того, большая часть их них бесплатные.

Этап 2. Клиенты есть, но они выносят мозг, и лучше было вообще не браться за проект, чем потратить море сил и энергии

Также у нас есть гайд по проведению консультации с потенциальным клиентом: конкретные вопросы, чтобы выявить клиентов, которые действительно заинтересованы в твоих услугах.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

Как создать клиентскую базу: этапы разработки и нюансы управления базой

• Белый — обычный потребитель, занесенный в клиентскую базу.
• Серый — компании, в которых некому принимать решение.
• Зеленый — предполагаемые клиенты, которые согласились ознакомиться с коммерческим предложением.
• Желтый — лица, готовые получать вашу рекламную рассылку.
• Зелено-золотой — клиенты, запрашивавшие информацию о ваших товарах или услугах.
• Золотой — те, кто однократно прибег к вашим услугам или единожды купил товар.
• Платиновый — лица, сделавшие больше трех заказов в вашей фирме.
• Красно-зеленый — клиенты, отказавшиеся даже рассмотреть ваше коммерческое предложение.
• Красно-золотой — лица, оформившие порядка трех заказов, но по неизвестной причине переставшие сотрудничать.
• Красно-платиновый — клиенты, которые почему-то прекратили обращаться к вашей компании за услугами или товарами после продолжительного сотрудничества.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.