Как пользоваться ВПР в Excel — примеры

Что такое ВПР в Excel?

ВПР расшифровывается как «вертикальный просмотр». В английском интерфейсе для её обозначения используется термин VLOOKUP, означающий то же самое, или VPR, являющийся калькой русской аббревиатуры.

Важно: все названия равноправны, могут свободно комбинироваться и заменяться одно другим, однако чаще всего используется первое — хотя бы потому, что позволяет не переключать раскладку клавиатуры.

Назначение функции ВПР — найти и вернуть в ячейку любое значение из исходной таблицы на основании указанных данных. Особенно полезна эта опция Excel, когда необходимо извлечь информацию из огромной сводной таблицы, сопоставить несколько источников данных или осуществить быстрый поиск по нескольким параметрам — примеры решения каждой из перечисленных задач будут приведены ниже.

Совет: научиться правильно применять функцию VLOOKUP чуть сложнее, чем построить диаграмму в Excel; если планируется однократный поиск по единственной или нескольким строкам таблицы, проще будет воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl + F и обработать данные вручную.

Как пользоваться ВПР в Excel?

Пользователь, уже пробовавший сделать буклет или создать базу данных, понимает, что функционал Экселя значительно шире, чем кажется на первый взгляд; при этом функции, применяемые относительно нечасто, вынесены едва ли не в центр «ленты», а нужные приходится искать в выпадающих меню. Так и с ВПР — за одно нажатие до него не добраться.

К счастью, особых сложностей с доступом к VLOOKUP не возникнет, а несколько приведённых ниже примеров помогут полностью освоиться с применением этой полезнейшей функции Excel.

Пример №1

Имеется сводная таблица с наименованиями товаров, датами и объёмами поставок и сроками годности. Требуется, не прибегая к опции поиска, вывести в любую свободную ячейку информацию о конкретном продукте.

• В любом удобном месте (для облегчения работы — лучше на новой странице) создать таблицу с искомыми параметрами. Названия могут совпадать с исходными или отличаться от них; главное — чтобы было прямое соответствие значений, иначе выведенная информацию окажется неверной или бесполезной.

• В первой строке новой таблицы Excel вписать любое из требуемых наименований. Работать с ВПР можно и по другому параметру, например по объёму поставки, однако логически правильнее и проще для восприятия использовать в качестве ориентира заглавный столбец первой таблицы.

• В четвёртой — указать, требуется точный поиск по таблице Excel (значение «0») или программа должна будет подобрать ближайший подходящий параметр (значение «1»). В этом примере и при решении большинства других задач, связанных с применением функции ВПР, нужны точные совпадения — следовательно. Необходимо вписать в текстовое поле «0», а затем нажать на «ОК».

• В нашем примере в результате должно получиться не абсолютное значение, а дата. Чтобы привести данные в требуемый вид, необходимо щёлкнуть по «неправильной» ячейке правой кнопкой мыши и выбрать в открывшемся контекстном меню пункт «Формат ячеек»…

• Поскольку функция Excel ВПР достаточно сложна в применении, простое «растягивание» на следующую строку не даст результата: пользователь увидит или значение, вновь не соответствующее ожидаемому, или извещение о неправильном применении формулы.

• Но главное — другое: теперь, единожды настроив выдачу в таблице Excel, можно вписывать в верхнюю строчку любые требуемые наименования продуктов — искомые значения появятся в строках автоматически в уже установленном формате.

Важно: при использовании функции ВПР в Excel значения в строках новой таблицы привязываются не только к исходной, но и к текущему местоположению. При копировании данных в другое место (даже на том же листе) пользователь получит ячейки с ошибками. Исправить ситуацию можно, как было описано ранее, скопировав данные и вставив их с помощью «Специальной вставки».

Пример №2

Две таблицы содержат данные о разном количестве позиций, при этом строки отсортированы в неодинаковом порядке. Требуется сопоставить имеющиеся значения, добавив к первой таблице столбец со сведениями из второй и не проводя при этом сортировки вручную.

• Первый шаг, как и в предыдущем случае, — открыть обе таблицы. В идеале их следует разместить на одном листе — так будет проще проверить правильность объединения по одному или нескольким выбранным позициям.

• В третьей — указать номер столбца второй таблицы, который планируется сопоставить с первым. Последняя строка, как и в первом примере, должна принять значение «0», иначе получить результаты, точно соответствующие заданным параметрам, не выйдет.

• Теперь не нужно подставлять формулу в каждую строку — достаточно зажать левой клавишей мыши крестик в правом нижнем углу ячейки и «растянуть» её на все позиции — данные будут подставлены автоматически и в нужном порядке.

Важно: бывает, что при пересортировке строк во второй таблице Excel данные в первой, полученные с помощью функции ВПР, теряются. В таком случае имеет смысл «закрепить» значения, выделив диапазон во второй строке диалогового окна VLOOKUP и нажав клавишу F4.

Вопросы от новичков

Выше было подробно рассказано, как работать с основными функциями ВПР. Их должно хватить для самых простых операций; инструкции, приведённые в следующих подзаголовках, помогут разобраться в тонкостях настройки VPR.

Как сравнить таблицы с помощью ВПР?

Сравнение двух и более таблиц проводится почти так же, как добавление нового ряда данных:

• Вставить в первую ячейку под заголовком нового столбца формулу ВПР, как было описано выше. В первой строчке диалогового окна указывается наименование товара из первой таблицы, во второй — вносится вся вторая таблица, включая заголовки, в третий — номер ряда, который нужно сравнить, а в четвёртый — снова значение «0».

Теперь можно свободно сравнивать изменившиеся значения; если проводится анализ по нескольким столбцам, каждый из них следует добавить вручную в любом удобном порядке.

Как с помощью ВПР сделать выпадающий список?

Выпадающие списки — крайне удобная функция Excel, позволяющая не вводить каждый раз наименование искомой позиции, а выбирать его из перечня. Самый простой выпадающий список можно сделать следующим образом:

Важно: при изменении параметров в исходной таблице соответствующие коррективы будут внесены Excel и в «результирующую».

Подводим итоги

Дополнительно у нас появляется критерий «от и до», который говорит о размере партии. В примере мы будет отталкиваться от ее веса. Например, если Excel показать вес партии 15 кг, то он будет понимать, что это мелкая партия.

Функция ВПР в Excel с примерами

• В любом удобном месте (для облегчения работы — лучше на новой странице) создать таблицу с искомыми параметрами. Названия могут совпадать с исходными или отличаться от них; главное — чтобы было прямое соответствие значений, иначе выведенная информацию окажется неверной или бесполезной.

Для вывода Наименования используйте формулу =ВПР($E9;$A$13:$C$19;2;ЛОЖЬ) или = ВПР($E9;$A$13:$C$19;2;ИСТИНА) или = ВПР($E9;$A$13:$C$19;2) (т.е. значение параметра Интервальный_просмотр можно задать ЛОЖЬ или ИСТИНА или вообще опустить). Значение параметра номер_столбца нужно задать =2, т.к. номер столбца Наименование равен 2 (Ключевой столбец всегда номер 1).